QUE DEBE SABER UN GERENTE DE PROYECTOS - Por Dionisio Arango Botero — Transcript

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1. 0:00[Música]
2. 0:06Hola buenos días mi nombre es dionicio
3. 0:08Arango Botero y hoy estoy con ustedes
4. 0:10para responder a la pregunta qué debe
5. 0:12saber un gerente de proyectos y es que
6. 0:14las áreas de conocimiento que sugiere el
7. 0:16pmi son 10 es decir los temas que debe
8. 0:20conocer un gerente de proyectos y
9. 0:22empecemos con la
10. 0:24integración después con el alcance con
11. 0:27el tiempo debe saber de programación de
12. 0:29tiempos de costos por supuesto de
13. 0:32calidad de recurso humano de
14. 0:35comunicaciones porque finalmente eh un
15. 0:37gerente de proyectos pasa el 90 por del
16. 0:40tiempo comunicándose de riesgos de
17. 0:43adquisiciones y de responsabilidad
18. 0:45profesional y ética son pues 10 temas de
19. 0:50los sobre los cuales no tiene que ser un
20. 0:52experto o un especialista pero sí
21. 0:53conocer de cada uno de ellos y
22. 0:55determinar en cada
23. 0:57proyecto qué tanta intensidad debe
24. 0:59explicarle a cada una de estas áreas de
25. 1:02conocimiento veamos la primera la
26. 1:04gerencia de la integración que son todos
27. 1:06aquellos procesos de actividades
28. 1:08requeridos para identificar para definir
29. 1:11para combinar unificar y coordinar los
30. 1:15diferentes procesos y actividades en los
31. 1:17grupos de procesos es decir es aquella
32. 1:20parte de la gerencia de proyectos que
33. 1:22Integra todos los elementos todas las
34. 1:24áreas de conocimiento y todos los
35. 1:26procesos involucrados en
36. 1:28ellos y este integración tiene cinco
37. 1:31seis procesos el primero de ellos se
38. 1:34denomina desarrollar la carta del
39. 1:36proyecto o project charter es una
40. 1:38actividad que se da al inicio de cada
41. 1:41proyecto es muy sencilla y muy fácil de
42. 1:44aplicar y sobre todo muy útil cuando se
43. 1:47trata de iniciar un proyecto y veremos
44. 1:49su aplicación y su implementación la
45. 1:51próxima semana en segundo lugar
46. 1:54desarrollar el plan del proyecto En
47. 1:57tercer lugar desarrollar administrar su
48. 1:58ejecución
49. 2:00cuarto monitorear y controlar el trabajo
50. 2:04quinto elaborar un control integrado de
51. 2:06cambios y es que recordemos que todos
52. 2:08los proyectos tienen cambios de hecho no
53. 2:10se conoce
54. 2:12evidencia de proyectos que no hayan
55. 2:15tenido cambios son muy pocas las
56. 2:16evidencias que existen de ese tipo de
57. 2:18proyectos de manera que es muy
58. 2:20importante y por eso uno de los procesos
59. 2:23es tener un sistema un control integrado
60. 2:26de cambios Y por último cerrar el
61. 2:29proyecto una actividad que se hace al
62. 2:31final del mismo y si miramos la segunda
63. 2:34tema la segunda área de conocimiento de
64. 2:37un gerente proyectos que es el alcance
65. 2:39vemos que son todos aquellos procesos
66. 2:41requeridos para asegurar que el proyecto
67. 2:43Incluye todo el trabajo requerido y
68. 2:46únicamente el trabajo requerido para
69. 2:48terminar satisfactoriamente ese
70. 2:50proyecto y en el alcance tenemos que
71. 2:55identificar el del producto y el del
72. 2:57proyecto en el caso del producto Cuáles
73. 3:00son las cualidades y las funciones que
74. 3:02lo caracterizan Si fuéramos a construir
75. 3:05una casa y ese fuera nuestro producto
76. 3:07pues eh Cuáles son los materiales que
77. 3:10vamos a utilizar si vamos a utilizar
78. 3:12ladrillo cemento acero de
79. 3:14refuerzo arena qué es lo que vamos a
80. 3:17utilizar quizás deberíamos de precisar
81. 3:20como alcance el área de la casa cómo va
82. 3:23a estar distribuida cada una de las
83. 3:25habitaciones o de los sitios que
84. 3:26conforman la casa y el alcance del
85. 3:29proyecto tiene que ver con el trabajo
86. 3:31requerido para entregar ese producto que
87. 3:33se denomina casa estamos hablando del
88. 3:35flujo de caja de la programación de
89. 3:38tiempos del presupuesto de El plan del
90. 3:42proyecto del plan de comunicaciones que
91. 3:44tenemos del sistema de control de
92. 3:46cambios de la carta del proyecto que
93. 3:49recién eh revisamos hace un momento En
94. 3:52fin de todas aquellas cosas eh que hacen
95. 3:55parte integral del proyecto y que ayudan
96. 3:57a elaborar el producto del mismo
97. 4:00y ese alcance tiene cinco procesos en
98. 4:03primer lugar la recopilación de todos
99. 4:06los requerimientos que tiene esa eh ese
100. 4:09producto en segundo lugar la definición
101. 4:11del alcance es es necesario definirlo
102. 4:14muy claramente de lo más preciso posible
103. 4:17el alcance En tercer lugar crear la
104. 4:20estructura desglosada de trabajo que es
105. 4:23una herramienta supremamente sencilla de
106. 4:26de desarrollar de utilizar y sobre todo
107. 4:29de implementar en los proyectos y que
108. 4:31nos permite tener en un solo mapa eh
109. 4:34global todas las
110. 4:36actividades y todo el alcance
111. 4:39relacionado en el proyecto al punto que
112. 4:41lo que no esté en esta estructura de
113. 4:42glosada de trabajo es porque no forma
114. 4:44parte del alcance del trabajo en cuarto
115. 4:47lugar está la verificación del alcance y
116. 4:49en quinto lugar el control de cambios
117. 4:51del alcance porque recordemos pues que
118. 4:53que los cambios siempre están presentes
119. 4:55en los están presentes en los proyectos
120. 4:57y debemos entonces tener un proceso que
121. 4:59nos permita atender esa
122. 5:02circunstancia la integración con seis
123. 5:04procesos y el alcance con cinco y si le
124. 5:07agregamos todos los procesos de las
125. 5:09restantes ocho áreas encontraremos que
126. 5:11son 42 los procesos eh en los que
127. 5:15interviene eh un gerente de proyectos y
128. 5:18son las áreas de conocimiento que debe
129. 5:20tener en cuenta y todos esos procesos
130. 5:23que están involucrados en las 10 áreas
131. 5:25de
132. 5:26conocimiento están integrados en cinco
133. 5:30grupos de procesos que forman la
134. 5:31gerencia de proyectos los procesos de
135. 5:34iniciación los de planeación los de
136. 5:38ejecución aquellos de control y
137. 5:40finalmente los de cierre y fíjense como
138. 5:43la planeación la ejecución y el control
139. 5:45interactúan permanentemente y al final
140. 5:47Entonces se termina con el cierre Y es
141. 5:50que esos grupos de
142. 5:52procesos los cinco grupos de
143. 5:55procesos pueden también ser utilizados
144. 5:58en cada una de las etapas que conforma
145. 6:01el proyecto de tal manera que yo puedo
146. 6:03tener una etapa de diseño una etapa de
147. 6:06ejecución e inclusive una etapa de
148. 6:08operación y puesta en marcha y en cada
149. 6:10una de ellas tener los cinco grupos de
150. 6:12procesos incorporados De tal suerte que
151. 6:15yo termino con la etapa de diseño con el
152. 6:17cierre de la etapa de diseño e inicio la
153. 6:19etapa de ejecución con los procesos de
154. 6:21iniciación de esa ejecución y de hecho
155. 6:24Podría tener inclusive dos empresas
156. 6:27diferentes una desarrollando la etapa de
157. 6:29diseño y otra desarrollando la ejecución
158. 6:32del producto de Ese diseño Yo podría
159. 6:35tener unos diseñadores que me diseñar la
160. 6:37casa y una persona distinta para que se
161. 6:40encargara de la ejecución de esa casa o
162. 6:43de esa estructura que yo voy a
163. 6:44desarrollar Y si miramos los procesos en
164. 6:48el
165. 6:48tiempo encontramos que efectivamente
166. 6:52Empezamos el proyecto por los procesos
167. 6:53de con los procesos de iniciación y y lo
168. 6:56terminamos con los procesos de cierre y
169. 6:59en la mitad encontramos los de
170. 7:01planeación los de ejecución y los de
171. 7:04control y veamos un par de
172. 7:06características interesantes de esta
173. 7:08gráfica en primer lugar que el control
174. 7:11inicia y termina con el proyecto
175. 7:14permanece durante todo el tiempo y
176. 7:16durante todo el ciclo de vida del
177. 7:17proyecto la planeación por su parte
178. 7:20permanece durante la mayoría del tiempo
179. 7:23de ejecución que es la curva roja que
180. 7:25ustedes ven en la pantalla y fíjense
181. 7:28cómo iniciada la planeación Al poco
182. 7:31tiempo inicia la ejecución y son dos
183. 7:33actividades que permanecen buena parte
184. 7:36del tiempo hasta que finalmente termina
185. 7:39la planeación y nos queda todavía algo
186. 7:41de ejecución y aquí debo mencionar que
187. 7:44no es del todo cierto cuando se menciona
188. 7:46que un proyecto primero se planea y
189. 7:49luego se ejecuta realmente se planea y
190. 7:52se ejecuta de manera simultánea durante
191. 7:55la mayor parte del tiempo hasta que en
192. 7:57la fase final en la etapa final del
193. 7:59proyecto ya solamente se ejecuta y los
194. 8:02procesos de cierre deseo Resaltar la
195. 8:05característica que tiene el hecho que
196. 8:09son actividades que deben iniciarse
197. 8:11antes de que la ejecución termine de tal
198. 8:14forma que podamos desarrollarla de la
199. 8:17mejor manera posible lo más eficiente
200. 8:19posible utilizando o apoyándonos en el
201. 8:23equipo de trabajo eh que desarrolló los
202. 8:26procesos de planeación y de ejecución no
203. 8:28tiene su sentido y es mucho más costoso
204. 8:31para un proyecto y para una organización
205. 8:33iniciar el proceso de cierre cuando se
206. 8:35termina la ejecución bien esa pues es mi
207. 8:39respuesta a Qué debe saber un gerente de
208. 8:41proyectos Si quieres saber qué es
209. 8:43gerencia de proyectos ingresa nuestra
210. 8:45página www gerencia proo directos.com y
211. 8:48allí encontrarás una ilustración sobre
212. 8:51el particular y te espero la semana
213. 8:53entrante para ver cómo se inicia un
214. 8:56proyecto Hasta pronto