Proceso Administrativo Control: Concepto, características y Reto — Transcript

Full transcript

1. 0:00hola a todos bienvenidos administración
2. 0:04101
3. 0:06en esta ocasión estaremos hablando
4. 0:08acerca de el control la fase del proceso
5. 0:12negativo conocida como control veremos
6. 0:15sus orígenes veremos sus conceptos
7. 0:19veremos cuáles son sus características
8. 0:21como está constituido y sobre todo cuál
9. 0:25es su importancia dentro del proceso
10. 0:27educativo y para la organización así que
11. 0:30sean todos bienvenidos y comencemos
12. 0:34lo primero que debemos establecer es de
13. 0:36dónde viene
14. 0:37el riff ayer fue el primer autor que
15. 0:40utilizó el término de control como la
16. 0:42verificación de los aspectos operativos
17. 0:46recordemos que falló fue el precursor de
18. 0:48la autoridad clásica de la medicación
19. 0:50por allá en los años de 1916
20. 0:53aproximadamente
21. 0:55y él nos introduce en este aspecto del
22. 0:59proceso administrativo recordemos que
23. 1:01fallos propone la planeación la
24. 1:03organización la dirección la ejecución y
25. 1:06el control darle tener acá que este es
26. 1:10un proceso de verificación de aspectos
27. 1:12operativo es decir del día a día es
28. 1:15decir de lo que la empresa hace
29. 1:17usualmente en la parte operativa
30. 1:21luego más adelante el señor héctor mayor
31. 1:26recurso de la teoría de las relaciones
32. 1:29humanas en los años 1930 aproximadamente
33. 1:32lo interpreta como un proceso mediante
34. 1:34el cual se verifica el comportamiento de
35. 1:37los miembros de la organización a fin
36. 1:40que contribuyan al logro de las metas
37. 1:43asignadas es decir mientras fallos nos
38. 1:47dice que es la verificación de los
39. 1:49procesos operativos se enfoca en
40. 1:51verificar los procesos acá el autor
41. 1:54mario nos dice que se encarga de
42. 1:56verificar el comportamiento de los
43. 1:58individuos en este cómo influyen los
44. 2:00procesos recordemos que la teoría de las
45. 2:03acciones humanas se enfocaba en la parte
46. 2:05productiva del ser del ser humano sí
47. 2:08cuáles eran los factores que influyen en
48. 2:10sus partes productivas en los factores
49. 2:12sociales sobre todo entonces esta
50. 2:15diferencia marcada del principio nos
51. 2:17dice cuál es los enfoques que habían en
52. 2:20los principios de asturias
53. 2:21administrativas mientras que uno
54. 2:22aplicaba el control en la verificación
55. 2:24de los procesos cooperativos
56. 2:26directamente
57. 2:27aplicaba el proceso al comportamiento de
58. 2:30las personas y como éste afectaba el
59. 2:32proceso operativo de la organización
60. 2:35en tal sentido podemos definir a control
61. 2:38como un sistema de información que
62. 2:40permite comparar lo planeado con los
63. 2:43resultados obtenidos a través de la
64. 2:47gestión adoptando las medidas
65. 2:49correctivas pertinentes en caso de
66. 2:53detectarse desviaciones significativas a
67. 2:57queríamos canalizar un par de cosas
68. 2:59primero que es un sistema de información
69. 3:00definitivamente el control necesita de
70. 3:03la comunicación recordemos que la
71. 3:05comunicación se da en dos vías desde un
72. 3:07punto de vista estratégico que se da
73. 3:09desde arriba hacia abajo en la
74. 3:11organización y desde un punto de vista
75. 3:13de redes o alimentación que se va desde
76. 3:16abajo hacia arriba en la organización y
77. 3:19lo que busca es comparar comparar que lo
78. 3:22planeado aquello que el proceso
79. 3:25administrativo conocido como planeación
80. 3:27se estipuló que se debe hacer en ciertas
81. 3:30acciones momentos o fases dentro de la
82. 3:34organización
83. 3:35incluso entre las áreas departamentos en
84. 3:38fin y comprar lo que se planeó con lo
85. 3:41que estamos viendo en el momento cuáles
86. 3:43son los resultados que estamos viendo
87. 3:46obtenidos hasta que a través de que el
88. 3:49proceso de gestión entonces ya vemos
89. 3:51planeación ya vemos gestión que la
90. 3:54gestión tiene que ver definitivamente
91. 3:55con la dirección del profesor negativo
92. 3:58llamado dirección adoptando medidas
93. 4:01pertinentes y correctivas en caso de
94. 4:05detectar desviaciones significativas
95. 4:07cuando habíamos esto de las desviaciones
96. 4:10nos estamos refiriendo definitivamente a
97. 4:13algo establecido cuando ya no va por el
98. 4:17camino que se desea aquí implica mucho
99. 4:20lo que tiene que ver con los indicadores
100. 4:22con los estándares esas medidas que nos
101. 4:26arroja un momento en el tiempo un
102. 4:29momento en particular
103. 4:32y un lugar de la organización cómo se
104. 4:35encuentra entonces esto lo que podemos
105. 4:37definir como control muy bien ahora
106. 4:41veamos cuáles son los momentos del
107. 4:43control en primer lugar tenemos el
108. 4:46control preventivo que está ligado a la
109. 4:49planeación es decir antes que la acción
110. 4:53ocurre por lo tanto es cuando haya del
111. 4:56proceso de planeación establecemos los
112. 5:01objetivos establecemos las estrategias
113. 5:04establecemos cómo se va a llevar a cabo
114. 5:06los procesos entonces también
115. 5:08establecemos un control preventivo antes
116. 5:11que suceda la acción que es cómo se está
117. 5:15desarrollando si ya está todo listo está
118. 5:19todo previsto para que la acción ocurra
119. 5:21para que el proceso comience luego
120. 5:24tenemos el control concurrente que es el
121. 5:26momento preciso de la acción de alterar
122. 5:29su revisión supervisión directa
123. 5:31la supervisión presencial cuando estamos
124. 5:35viendo qué es lo que está sucediendo es
125. 5:38decir el momento preciso de acción
126. 5:40cuando se hacen cortes cuando se hacen
127. 5:43medidas para ver cómo están saliendo si
128. 5:46es el caso de los productos servicios
129. 5:47cómo se están desarrollando en la fase
130. 5:51de producción
131. 5:52cómo están éstos en la cadena de
132. 5:55producción se hace un corte se mira cómo
133. 5:57se está si todo está saliendo bien y por
134. 6:00último tenemos el control posterior que
135. 6:04indica la efectividad de la gestión y el
136. 6:07acierto de la planeación que se hace al
137. 6:10final de la acción o el proceso quiere
138. 6:12decir que en el posterior nos dice cuál
139. 6:15ha sido la efectividad de eso que se
140. 6:17planeó en un principio por allá de
141. 6:20planeación y lo que la firma está
142. 6:22saliendo al mercado o lo que él está
143. 6:25saliendo y está viendo contacto con él
144. 6:28entonces ahí los dice si las cosas están
145. 6:31de acuerdo lo esperado
146. 6:33tienen una encuesta también claro está
147. 6:34la satisfacción del cliente entonces
148. 6:39tenemos estos tres momentos el control
149. 6:41el preventivo el concurrente y el
150. 6:44posterior
151. 6:46ahora es el punto de vista gerencial el
152. 6:49control es una acción correctiva tanto
153. 6:52inmediata en el problema como básica al
154. 6:56dirigirse a la raíz del problema es
155. 6:59importante que el punto de vista de la
156. 7:01gestión podamos corregir las situaciones
157. 7:03cuando se presenten no no solamente
158. 7:06desde el punto de vista reactivo sino
159. 7:09también en el punto de vista proactivo
160. 7:11no solamente cuando se presenta el rba
161. 7:13sino identificar dónde está el problema
162. 7:16recordemos que a nivel de procesos
163. 7:18averiguamos es donde estuvo la falla en
164. 7:22qué parte del proceso es que estar en
165. 7:24qué actividad estuvo la falla para luego
166. 7:26averiguar quién es el responsable de esa
167. 7:29parte del proceso de esa actividad o de
168. 7:31esa tarea no buscamos inmediatamente
169. 7:33culpables buscamos dónde estuvo la falla
170. 7:36para luego mirar quién es el responsable
171. 7:38porque no necesariamente se encontramos
172. 7:41fallas en la actividad
173. 7:43quiere decir que la actividad es sea la
174. 7:45de problemas quizás está recibiendo un
175. 7:48insumo malo de la actividad
176. 7:50y por eso es que nos están dando las
177. 7:52cosas como son es por eso importante ir
178. 7:55a la raíz del problema
179. 7:58ahora cuáles son las características del
180. 8:00control
181. 8:02precisión
182. 8:05es importante entender que un sistema de
183. 8:07control que genera información imprecisa
184. 8:09puede inducir a no actuar cuando se
185. 8:13debería o a reaccionar cuando en verdad
186. 8:16no existe es importante que la
187. 8:19información que arrojen los indicadores
188. 8:21los estándares
189. 8:25sean precisas
190. 8:27que en verdad nos estén dando una foto
191. 8:30de la realidad del momento exacto en la
192. 8:32que estamos tomando la debe ser un
193. 8:34sistema preciso que nos arroja
194. 8:37información que sea eficiente que es
195. 8:40eficaz una información que sea veraz
196. 8:42para poder tomar una decisión para ver
197. 8:45cómo corregimos la situación
198. 8:48tenemos que también una de sus
199. 8:50características es la oportunidad los
200. 8:53controles deberán advertir a los
201. 8:56administradores en una forma oportuna
202. 8:58cuando se producen las variaciones
203. 9:00recordemos cuando hablamos de la
204. 9:02definición de control gramos de
205. 9:04desviaciones significativas es decir la
206. 9:07información debe ser oportuna cuando se
207. 9:10presenten en el daño se presente la
208. 9:13desviación se presenta el error en ese
209. 9:16momento el control debe ser efectivo en
210. 9:18poder avisarnos en poder informarnos lo
211. 9:22que está sucediendo
212. 9:24tenemos una característica de
213. 9:25flexibilidad los controles deben ser lo
214. 9:28suficientemente flexibles como para
215. 9:31ajustarse a cambios adversos o
216. 9:33aprovechar nuevas oportunidades es decir
217. 9:38los controles o los sistemas de control
218. 9:41los indicadores escandalosos que
219. 9:42establecido debe ser lo suficientemente
220. 9:45flexibles como para ajustarse a cambios
221. 9:48por ejemplo qué tipo de cambios puede
222. 9:50ser que aumente la producción que
223. 9:52disminuirá la producción por ciertos
224. 9:54aspectos que salen fuera de la mano de
225. 9:57la organización o puede que se
226. 9:59introduzca un nuevo producto o se
227. 10:01reemplace a otro producto entonces esos
228. 10:03esos indicadores esos estándares esos
229. 10:06controles de medición sea lo
230. 10:09suficientemente flexibles para adaptarse
231. 10:10a sus nuevos cambios y no empezar desde
232. 10:13cero a ver cómo lo controlamos sino
233. 10:15adaptarnos a las características
234. 10:17particulares de ese cambio
235. 10:20y tenemos por último acción correctiva
236. 10:22debe no solamente señalar el problema
237. 10:25sino también sus medidas alternativas
238. 10:28que serían convenientes tomar para
239. 10:31corregir la desviación presentada
240. 10:33recordemos que controlar al final lo que
241. 10:36nos dan son recomendaciones a que el
242. 10:39auditor a que el supervisor como tal
243. 10:41está monitoreando una actividad desde el
244. 10:45punto de vista de control lo que hace es
245. 10:48presentar una información y unas
246. 10:50recomendaciones desde su punto de vista
247. 10:52como experto del proceso está auditando
248. 10:55o que está controlando sin embargo las
249. 10:57decisiones no tiene que tomar la
250. 10:58dirección o los responsables del proceso
251. 11:03muy bien aquí lo que estamos viendo es
252. 11:06como el proceso se reparte en los
253. 11:10diferentes niveles de organización si
254. 11:12usamos cuentas en los tres niveles sin
255. 11:15embargo en el caso de control
256. 11:19hay una parte
257. 11:21con más enfocada al alto nivel ya que
258. 11:24era una planeación estratégica en donde
259. 11:28se establecen esos indicadores y sus
260. 11:30estándares para poder medir y verificar
261. 11:32cómo están las cosas en el resto de la
262. 11:36organización
263. 11:36ahora bien en ese sentido miremos lo
264. 11:40siguiente
265. 11:43desde el punto de vista estratégico
266. 11:46existe un tipo de control el cual es a
267. 11:49nivel institucional que es genérico
268. 11:52sintético y está orientado a largo plazo
269. 11:57considera a la empresa en su totalidad
270. 12:00como sus temas dentro de estos tipos de
271. 12:02control está el estratégico como el que
272. 12:05estamos viendo ahora
273. 12:08se da a nivel macro es decir trata de
274. 12:11entender toda la organización y
275. 12:14orientarla en el largo plazo hacia la
276. 12:16rentabilidad
277. 12:17en otro tiempo de control es el táctico
278. 12:20sedán en el intermedio dentro de la
279. 12:23empresa es menos genérico y más
280. 12:25detallado porque a medida que se va
281. 12:27hacia abajo de la base va siendo más
282. 12:32específico y más pertinente invadir el
283. 12:35control este está orientado a mediano
284. 12:38plazo y considera cada unidad de la
285. 12:40empresa ya sea área departamento
286. 12:43o conjunto de recursos por separado es
287. 12:46decir ya no ve a la empresa por su
288. 12:49totalidad como lo veía el controlar el
289. 12:52tipo de control estratégico el táctico
290. 12:55lo es separado lo ve independiente cada
291. 12:58una de sus partes para poder aplicar las
292. 13:02correcciones necesarias
293. 13:04y el otro tiempo de control que es el
294. 13:06operacional ya es la base de la
295. 13:10estructura es más detallado es más
296. 13:12analíticos esto al corto plazo y está
297. 13:16muy orientado es decir ya no estamos
298. 13:19hablando de departamentos de áreas no
299. 13:22estamos hablando de las tareas de las
300. 13:25actividades de procesos específicos a
301. 13:28los cuales hay que estar pendiente en
302. 13:31consiste entre los tipos de control que
303. 13:33tenemos que es el estratégico el táctico
304. 13:35y operacional estas son las diferentes
305. 13:38características que equipos
306. 13:41ahora veamos las frases o sitios del
307. 13:44control este tienen cuatro el primero es
308. 13:48el establecimiento de estándares el
309. 13:49segundo la evaluación de desempeño luego
310. 13:52vemos lo que es la comparación entre el
311. 13:55desempeño y lo establecido y por último
312. 13:59la acción correctiva
313. 14:01veamos qué significan cada uno de ellos
314. 14:02cómo están constituidos comencemos por
315. 14:05el establecimiento de estándares
316. 14:07representan el desempeño esperado es
317. 14:10decir lo que en un momento determinado
318. 14:13debería estar arrojando la empresa o
319. 14:16debería estar mostrando un proceso en
320. 14:19particular en tal sentido los estándares
321. 14:23pueden ser de cantidad por ejemplo
322. 14:25producción ventas inventarios e incluso
323. 14:28accidentes pueden ser de calidad que
324. 14:31tiene que ver con la producción del
325. 14:33funcionamiento de las máquinas y puede
326. 14:35ser de tiempo por ejemplo rotación de
327. 14:37empleados tienen pre producción entrega
328. 14:40etcétera estos estándares son
329. 14:42importantes establecer los desde un
330. 14:44principio antes de la operación as de
331. 14:46ejemplos eso comenzó a operar para luego
332. 14:48poder tener los dos patrones necesarios
333. 14:52para poder comparar el desempeño de lo
334. 14:56planeado con lo que en verdad está
335. 14:58sucediendo
336. 15:03evaluación de desempeño lo que se
337. 15:05pretende medir de manera inmediata
338. 15:09respecto al desempeño es decir la
339. 15:13evaluación de desempeño tiene que ver
340. 15:15con lo que se está haciendo en un
341. 15:19momento dado dentro del proceso la idea
342. 15:22es hacerlo de forma inmediata obviamente
343. 15:26con respecto a que al desempeño esperado
344. 15:28y esta evaluación de desempeño esto es
345. 15:31muy común hacerlo
346. 15:33al personal a eso se hacen cortes
347. 15:36diferentes durante un periodo durante un
348. 15:38año se puede hacer evaluaciones
349. 15:40desempeño cada seis meses cada tres
350. 15:42meses cada cuatro meses de acuerdo
351. 15:45establezca la dirección a ver cómo está
352. 15:48el nivel de la organización del nivel de
353. 15:51compromiso el nivel de crecimiento de
354. 15:54capacitación en fin de como el personal
355. 15:58se está desempeñando dentro de la
356. 16:01organización
357. 16:02tenemos una comparación entre el
358. 16:05desempeño y el estándar o determinar los
359. 16:08límites dentro de los cuales puede
360. 16:09considerarse como normal una variación
361. 16:13hay veces que cuando se presenta una
362. 16:15variación o una desviación de lo que
363. 16:19debería ser hay como un piso y un techo
364. 16:22es decir en donde esa variación puede
365. 16:25moverse sin que sea significativa como
366. 16:29lo habíamos dicho al principio es decir
367. 16:31hay un rango de flexibilidad allí en esa
368. 16:34comparación entre el desempeño y el
369. 16:36estándar siempre y cuando se mueva entre
370. 16:38ese piso y ese techo no hay ningún
371. 16:42problema hay que estar pendientes pero
372. 16:44todavía es tolerable
373. 16:48y por último acción correctiva el
374. 16:51control debe indicar cuando el desempeño
375. 16:54no está de acuerdo con un patrón
376. 16:56establecido por el patrón establecido
377. 16:57los estándares y cuáles en la medida
378. 17:00correctiva que debe adoptar
379. 17:02es decir cuando no están fusionadas
380. 17:07cosas como deberían y entonces cuáles
381. 17:10son esas medidas correctivas responden
382. 17:12cuáles son las recomendaciones qué es lo
383. 17:14que se recomienda hacer en ese caso
384. 17:15luego para tomar una decisión
385. 17:17estos establecimientos estándares
386. 17:21evaluación de desempeño comparación
387. 17:24estándar y action
388. 17:30recordemos que como lo hemos visto
389. 17:32durante este vídeo
390. 17:34ariel encontramos lo que son los
391. 17:37indicadores los estándares la medición
392. 17:39la retroalimentación y la auditoría
393. 17:42estas son algunos de los componentes
394. 17:44claves del proceso control
395. 17:50muy bien
396. 17:53ahora
397. 17:55ha llegado el momento de
398. 17:57el reto de la semana
399. 18:01a algunos seguidores es conferencia
400. 18:03didáctica
401. 18:05vamos a ver un reto de verdad va a ver
402. 18:08si en verdad hemos prestado atención a
403. 18:11lo que vimos durante este tema acerca
404. 18:14del control así que comencemos
405. 18:20veamos que nos dicen retos aquí vamos
406. 18:22cuando se habla que el control debe
407. 18:25indicar cuando el desempeño está de
408. 18:28acuerdo con un estándar y cuáles son las
409. 18:30medidas correctivas que deben adoptarse
410. 18:32se refiere a tan tan
411. 18:35primero a el control en la fase proceso
412. 18:40administrativo que se encarga de comprar
413. 18:42lo planeado con lo ejecutado
414. 18:45y se ve cómo conseguir de algo
415. 18:49luego tenemos el control posee un
416. 18:51aspecto correctivo el cual permite
417. 18:54detectar desviaciones y aplicar
418. 18:57correcciones
419. 18:59interesante
420. 19:01el control depende de componentes como
421. 19:04los indicadores los estándares para su
422. 19:06funcionamiento y eso suena como que
423. 19:08totalmente cierto
424. 19:10se complicará
425. 19:13y por último pero no menos importante el
426. 19:15control no funciona sin el apoyo de las
427. 19:18otras fases del proceso administrativo
428. 19:23entonces cuál de estas jugadoras
429. 19:26alternativas apunta a lo que nos están
430. 19:28preguntando cuando se habla que el
431. 19:30fútbol debe indicar cuando el desempeño
432. 19:32no está de acuerdo con un estándar o sea
433. 19:35una desviación o un desempeño cuáles son
434. 19:39las medidas correctivas que deben
435. 19:40adoptarse esto se refiere a tal cual
436. 19:44cual cuál cual vemos veamos la a la vela
437. 19:46se dice ustedes pueden ustedes pueden
438. 19:49ustedes se acercan
439. 19:54la respuesta está
440. 19:58a ver
441. 20:00el control posee un aspecto correctivo
442. 20:03el cual permite detectar desviaciones
443. 20:07y aplicar correcciones no quiere decir
444. 20:11que las otras son mentiras pero ninguna
445. 20:14de ellas apuntaba lo que se estaba
446. 20:15preguntando
447. 20:16sigue el proceso administrativo que se
448. 20:18encarga de comprar lo planeado por los
449. 20:20resultados pero no estaban preguntando
450. 20:23también depende indicadores pasos
451. 20:25funcionamientos simples no era lo que
452. 20:26nos estaban preguntando se estaban
453. 20:28preguntando desde el punto de vista
454. 20:30cuando es el desempeño y de acuerdo a un
455. 20:34estándar y cuáles son las metas
456. 20:35productivas que nos están formando
457. 20:37acerca del aspectos correctivos del
458. 20:39control eso vemos ahorita en las fases o
459. 20:42en la parte de los cientos también lo
460. 20:45vimos allá adelante cuando veamos las
461. 20:47características del control
462. 20:49muy bien hasta que llegamos con este
463. 20:52tema espero que les haya gustado por
464. 20:54favor da clic en me gusta suscríbete al
465. 20:57canal activa allí la campanita para que
466. 21:00cada vez que subamos un vídeo
467. 21:02en el anuncio tenías algún comentario
468. 21:05por favor con mucho gusto aquí en los
469. 21:07comentarios abajo puedes hacerlo
470. 21:10comparte este vídeo comparte para que se
471. 21:13suscriban ya estamos alcanzando nuevos
472. 21:16niveles dentro del canal y esto es
473. 21:19gracias a todos ustedes así que nos
474. 21:21vemos muy pronto y hasta una próxima
475. 21:24ocasión
476. 21:25dale like suscríbete bye bye