PEP - MEP / Ejecución y seguimiento de la implementación P2 — Transcript

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1. 0:04Hola, bienvenidos, estamos en este
2. 0:07último módulo de el programa de mejora y
3. 0:11estandarización de procesos dentro del
4. 0:13proyecto PEP. Vamos a trabajar sobre el
5. 0:16cierre y la evaluación del proyecto, en
6. 0:18particular sobre la cuestión del
7. 0:19balance, el traspaso y el informe de
8. 0:21cierre. Objetivo y entregables de la
9. 0:23etapa 5.
10. 0:25El objetivo es presentar el balance de
11. 0:27la implementación y traspasar el
12. 0:29proyecto a quienes quedarán a cargo,
13. 0:31acordando los próximos pasos. En este
14. 0:33caso tenemos dos subetapas, la 5.1,
15. 0:38presenta resultados y acuerda los
16. 0:40próximos pasos,
17. 0:41entregable y minuta de reunión de
18. 0:43cierre, y la 5.2, que va a elaborar el
19. 0:47informe de cierre del proyecto. El
20. 0:49balance cubre cinco puntos,
21. 0:51tareas ejecutadas, resultados y
22. 0:54hallazgos,
23. 0:55presupuesto ejecutado versus
24. 0:57planificado, problemas y acciones
25. 1:00acordadas y cambios necesarios para la
26. 1:02continuidad. La minuta de reunión se
27. 1:05envía por correo a todos los
28. 1:06participantes para su validación. Ahora
29. 1:08vamos a hablar del traspaso del
30. 1:09proyecto.
31. 1:10El traspaso define quién va a quedar a
32. 1:12cargo del seguimiento. Se traspasa un
33. 1:15plan actualizado, la documentación del
34. 1:17proceso futuro,
35. 1:19la matriz de riesgos y las tareas
36. 1:21pendientes. Se traspasa a referentes del
37. 1:23área designados por la jurisdicción. Se
38. 1:25acuerdan responsables por tarea,
39. 1:27periodicidad de seguimiento, indicadores
40. 1:30y fechas de revisión. Se registra en la
41. 1:32minuta validada por correo. El plan ha
42. 1:34pasado a las manos de quienes van a
43. 1:37ejecutar y que van a quienes van a
44. 1:38sostener el proyecto de mejora a lo
45. 1:42largo del tiempo, quienes le van a dar
46. 1:44vida
47. 1:45más allá de el diseño del plan. Ahora
48. 1:48vamos a ver un ejemplo de una minuta de
49. 1:50cierre. En el caso vemos, o sea, en la
50. 1:53diapositiva estamos viendo un caso que
51. 1:54es la reunión que se realizó el 17 de
52. 1:56febrero, una reunión de carácter
53. 1:58presencial
54. 2:00que duró 90 minutos
55. 2:02en el cual se balancearon seis de nueva
56. 2:04de nueve tareas ejecutadas, tres se
57. 2:06traspasaron, se analizó o se o se
58. 2:09informó que el tiempo de de trámite del
59. 2:11trámite se pasó de 26 a 10 horas, que el
60. 2:1492% del presupuesto fue ejecutado
61. 2:17que hubo cuatro desvíos y que uno se
62. 2:19resolvió. Se definieron cinco acuerdos
63. 2:21con responsables y fechas
64. 2:23completar capacitación
65. 2:25dar de baja el trámite anterior
66. 2:27extender el QR, seguimiento mensual de
67. 2:30indicadores y actualizar el manual. La
68. 2:32coordinación operativa asumió el plan
69. 2:35contenidos del informe de cierre
70. 2:38el informe de cierre reúne 10
71. 2:40contenidos, resumen ejecutivo
72. 2:42participantes
73. 2:44periodo objetivo
74. 2:47alcance oportunidades de mejora
75. 2:50resultados obtenidos
76. 2:52plan actualizado acuerdos y comentarios
77. 2:55finales. Se presenta en el campus
78. 2:57virtual en PDF. En este caso estamos
79. 2:59viendo un ejemplo que sería un informe
80. 3:01de cierre, en este caso es tenemos dos
81. 3:04trámites unificados en uno, recuerden
82. 3:06teníamos
83. 3:07dos partidas o una partida y un
84. 3:09certificado de inhumación o entierro
85. 3:12ahora es uno solo, cinco especialistas y
86. 3:14referentes de cuatro áreas, periodo
87. 3:16abril 26 a marzo 27 es el periodo de
88. 3:19implementación, resultados de dos
89. 3:21trámites trámites a uno
90. 3:23de 26 a 10 horas
91. 3:26un 94% sin observaciones
92. 3:29se ejecutaron seis de nueve tareas
93. 3:32tres se traspasan
94. 3:34cinco acuerdos con la coordinación
95. 3:35operativa a cargo del seguimiento
96. 3:37mensual. El proceso queda como insumo
97. 3:39para otras jurisdicciones, evaluación de
98. 3:41proyectos
99. 3:43evaluar em es emitir un juicio de valor
100. 3:45sobre diseño, ejecución y resultados
101. 3:47para aprender y mejorar. Tres momentos
102. 3:50ex ante establece la viabilidad del
103. 3:53proyecto de mejora, la intermedia activa
104. 3:55sobre la reorientación, en el caso de
105. 3:57que hiciera falta, del proyecto
106. 4:00y ex post
107. 4:01trabaja sobre resultados y sobre la
108. 4:03sostenibilidad
109. 4:05del plan de mejora. Cinco criterios
110. 4:07pertinencia, eficacia
111. 4:10eficiencia, impacto y sostenibilidad.
112. 4:13Tengamos en cuenta que una mejora de
113. 4:14proceso
114. 4:16que no es sostenible en el tiempo, no es
115. 4:18algo
116. 4:19que nosotros podamos decir que fue un
117. 4:21éxito. Una mejora de procesos tiene que
118. 4:24sí o sí
119. 4:26mejorar eh los procesos en el tiempo y
120. 4:28sostenerse.
121. 4:29No alcanza con que haya mejorado un
122. 4:31proceso particular en una determinada
123. 4:33ventana de tiempo o circunstancia.
124. 4:35Participación ciudadana y gobierno
125. 4:37abierto.
126. 4:38Dos referencias
127. 4:40que son importantes para tener en
128. 4:41cuenta. La participación ciudadana
129. 4:44porque incorpora la voz de quienes usan
130. 4:46el servicio. Esto nos permite relevar
131. 4:47experiencias, validar el rediseño y
132. 4:50medir la satisfacción de los usuarios,
133. 4:52en este caso, los vecinos de la ciudad
134. 4:54de Buenos Aires. Por otro lado, el
135. 4:55gobierno abierto nos permite documentar
136. 4:58y publicar el proceso
137. 5:00estandarizado
138. 5:01hacer trazables controles y decisiones.
139. 5:04O sea, esto es que los controles y las
140. 5:06decisiones que vamos a tomar durante el
141. 5:07proceso de mejora de procesos van a
142. 5:09poder ser observables en el tiempo a
143. 5:11través de una trazabilidad. Y por
144. 5:12último, también en referencia a esta
145. 5:15trazabilidad, vamos a poder rendir
146. 5:17cuentas sobre los resultados frente a lo
147. 5:19planificado. La rendición de cuentas es
148. 5:21clave en cualquier mejora y
149. 5:24estandarización de procesos de de de
150. 5:28gestión de gobierno. Innovación pública
151. 5:30y sostenibilidad. La innovación pública
152. 5:32es un proceso sistemático
153. 5:34no un hecho aislado, no un hecho puntual
154. 5:37eh
155. 5:38a tener en cuenta, sino es un proceso
156. 5:40sistemático
157. 5:42en el cual uno busca institucionalizar
158. 5:45las mejoras
159. 5:46escalarlas
160. 5:48y sostener ese aprendizaje en el tiempo,
161. 5:51para que sirva de insumo, no solamente
162. 5:53para el organismo desarrollador o
163. 5:55planificador, sino para el resto de los
164. 5:58organismos públicos. Bueno, con esta con
165. 6:00este con esta capacitación cerramos el
166. 6:03ciclo de formación sobre
167. 6:06mejora y estandarización de procesos.
168. 6:08Esta es la última
169. 6:10clase y acá terminamos.
170. 6:12Esperamos que tengan muchos éxitos en la
171. 6:15presentación de los trabajos, en la
172. 6:16elaboración y la presentación de los
173. 6:18trabajos
174. 6:19y bueno, muchas gracias por haber
175. 6:21participado y nos estaremos viendo en
176. 6:23una próxima ocasión.
177. 6:25Hasta luego.