PDF → 엑셀 변환, 이제 클릭 한 번에 됩니다! | 폴더 자동 취합까지, 왕초보도 할 수 있어요! — Transcript

Full transcript

1. 0:00여러분 안녕하세요
2. 0:02오빠두엑셀 전진권입니다
3. 0:04회사에서 자료를 정리하다 보면
4. 0:06가끔씩 PDF 형식의 데이터를
5. 0:08엑셀로 옮겨야 해서
6. 0:09난감할 때가 있습니다
7. 0:11하나씩 복사해서 붙여넣으면
8. 0:13데이터가 엉망으로 입력되고요
9. 0:15심지어 파일이 수십, 수백 개라면
10. 0:17정말 상당한 작업이 될 수 있는데요
11. 0:19이제 PDF 속 데이터를
12. 0:21엑셀로 편리하게 옮길 수 있습니다
13. 0:23이렇게 폴더 안에 PDF 파일을 추가하고요
14. 0:26엑셀에서 표를 우클릭한 다음 새로고침해서
15. 0:29데이터를 한 번에 불러오거나
16. 0:31또는 이 폴더 안에 있는 파일을 변경한 다음 새로고침하면
17. 0:35실시간으로 데이터가 업데이트되는
18. 0:37엑셀 서식을 만들 수 있는데요
19. 0:39놀랍게도 엑셀 파워쿼리의 기본 기능만 사용해서
20. 0:42편리하게 만들 수 있습니다
21. 0:44다만 한 가지 제한사항도 있는데요
22. 0:46PDF 파일 중에 가끔씩 이렇게
23. 0:48이미지 형식으로 만들어진 파일이 있습니다
24. 0:51아쉽게도 이렇게 이미지로 된 PDF는
25. 0:53OCR 기능을 사용해서 텍스트를 추출해야 되는데요
26. 0:57이 기능도 ChatGPT와 엑셀을 연동해서
27. 0:59편리하게 사용할 수 있는 도구를
28. 1:02열심히 준비하고 있으니
29. 1:03다음 영상도 많은 기대 부탁드리겠습니다
30. 1:06그럼 오늘 강의 시작하겠습니다
31. 1:15자 이제 파일에서 견적서 폴더에 보시면
32. 1:17이렇게 각 일자별로
33. 1:19각 식당별 PDF 견적서가 정리되어 있습니다
34. 1:22오늘은 이 PDF를 엑셀로 취합하는 과정을
35. 1:25세 단계로 나눠서 알아볼 건데요
36. 1:27첫 번째는 특정 PDF의 데이터를
37. 1:30엑셀로 불러오는 방법을 알아보고요
38. 1:33그 다음으로는 이 과정을 함수로 만들어 본 다음에
39. 1:36마지막으로 그 함수를 사용해서
40. 1:38이 폴더 안에 있는 PDF를
41. 1:40엑셀에 한 번에 취합하는 방법까지
42. 1:43모두 알아볼 겁니다
43. 1:45먼저 PDF 파일을 엑셀로 불러와 보겠습니다
44. 1:48엑셀을 실행하시고요
45. 1:50위에 있는 데이터 탭을 클릭하시면
46. 1:53왼쪽에 데이터 가져오기가 있습니다
47. 1:55이 버튼을 클릭하시고요
48. 1:57'파일에서'로 오시면
49. 1:59이 중간에 'PDF에서'라고 버튼이 보이실 겁니다
50. 2:02이 PDF에서 불러오기 기능은
51. 2:04엑셀 2019 이후 버전에서만 제공되는
52. 2:06기능인 점을 참고해 주시고요
53. 2:09이 버튼을 클릭하신 다음에
54. 2:11여기에서 불러올 파일을 선택합니다
55. 2:13저는 김가네 식당 파일을 선택하고
56. 2:17가져오기 버튼을 클릭해서
57. 2:19데이터를 불러올게요
58. 2:20그리고 잠시만 기다리면
59. 2:23이렇게 탐색창이 실행되면서
60. 2:25PDF에 있는 데이터를 검토할 수 있는데요
61. 2:28이 테이블을 선택하시면
62. 2:29PDF 안에서 표 형식으로 작성된 데이터를
63. 2:33선택해서 불러올 수 있고요
64. 2:35또는 페이지를 선택하시면
65. 2:38특정 페이지에 있는 모든 데이터를
66. 2:40한 번에 불러올 수 있습니다
67. 2:42이번에는 이 견적서 파일 중에서
68. 2:45이 중간에 있는 두 번째 표죠
69. 2:47이 구매 내용만 불러올 거니까
70. 2:50이 목록에서는 두 번째 테이블입니다
71. 2:52이 구매 내역을 선택해 주시고요
72. 2:55자, 그리고 나서 데이터를 불러올 건데요
73. 2:57여기에서 로드 버튼을 클릭하면
74. 2:59이 데이터를 바로 엑셀로 불러올 수 있지만
75. 3:02우리가 이번에 해야 할 작업은요
76. 3:04이 표에서 중간에 있는
77. 3:06불필요한 빈칸은 제거하고 출력해 줄 겁니다
78. 3:10그래서 데이터 변환 버튼을 클릭해서
79. 3:12데이터를 가공해 줄게요
80. 3:14이 변환 버튼을 클릭해 주겠습니다
81. 3:17자 그리고 잠시만 기다리면
82. 3:19이렇게 파워쿼리 편집기가 실행되는데요
83. 3:21우리가 이번에 할 작업은
84. 3:23중간에 있는 빈칸을 지워줄 겁니다
85. 3:26이 표를 잘 보시면
86. 3:27밑에 합계가 있는데요
87. 3:29만약 이 합계를 유지하시려면
88. 3:31이 수량이나 공급가액 또는 세액에서
89. 3:34이 빈칸을 지워주면
90. 3:36합계를 유지할 수 있을 거고요
91. 3:38또는 이 합계를 완전히 지우시려면
92. 3:40품명이나 규격 또는 단가에서
93. 3:43빈칸을 지우면
94. 3:45합계까지 완전히 지울 수 있을 겁니다
95. 3:48이번에는 합계도 같이 지워줄 건데요
96. 3:51그래서 품명 필드를 선택하신 다음에
97. 3:53품명에서 빈 항목 제거를 실행하시면
98. 3:58데이터가 있는 영역만
99. 3:59깔끔하게 정리가 되고요
100. 4:01데이터 이상이 없는 것을 확인하셨으면
101. 4:04파일 탭을 클릭하신 다음에
102. 4:06닫기 및 로드를 클릭해서 데이터를 출력하면
103. 4:10이런 식으로 견적서 파일에 있는 PDF 데이터가
104. 4:14엑셀로 깔끔하게 출력되는 것을 볼 수 있습니다
105. 4:17자 이제 그 다음으로는 이 불러온 과정을요
106. 4:20함수로 변환해서
107. 4:21특정 파일이 아니고
108. 4:23PDF를 변환할 파일의 경로를 입력해서
109. 4:26동적으로 변환할 수 있도록 만들어 보겠습니다
110. 4:29그래서 엑셀 파일의 오른쪽에 있는 쿼리
111. 4:32및 연결 패널에서
112. 4:33이 쿼리를 우클릭하시고요
113. 4:35중간에 있는 편집을 클릭해서
114. 4:37파워 쿼리 편집기를 실행하시거나
115. 4:40만약 이 패널이 안 보이실 때에는요
116. 4:42데이터 탭을 클릭하시면
117. 4:44중간에 쿼리 및 연결이 있습니다
118. 4:47이 쿼리 및 연결을 클릭해서 표시할 수 있고요
119. 4:50또는 이 표를 클릭하시면
120. 4:52위에 쿼리 탭이 보이실 겁니다
121. 4:54이 쿼리 탭을 클릭하신 다음에
122. 4:56편집 버튼을 클릭해서
123. 4:58파워 쿼리 편집기를 실행할 수 있습니다
124. 5:01자 이제 쿼리를 함수로 만들어 줄 건데요
125. 5:04이 편집기에서 홈 탭을 클릭하시고요
126. 5:07이 밑에 있는 고급 편집기 버튼을 클릭하시면
127. 5:10이렇게 뭔가 복잡한 코드가 나오는데요
128. 5:13전혀 걱정하지 않으셔도 괜찮습니다
129. 5:16여기에다가 딱 한 줄만 추가하면
130. 5:18함수로 바꿀 수 있는데요
131. 5:20여기 위에 보시면 let이 보이실 거예요
132. 5:23이 let 앞에다가 커서를 위치하시고요
133. 5:26엔터키로 새 줄을 추가하신 다음에
134. 5:29이 위에다가 하나씩 입력하는데요
135. 5:31괄호를 열고 닫아서
136. 5:33입력해 주시고요
137. 5:35등호를 입력한 다음에
138. 5:37뒤에 꺾쇠를 추가해서
139. 5:39화살표(=>)로 만들어 주겠습니다
140. 5:41그리고 나서 이 괄호 안에다가는 인수를 추가하는데요
141. 5:45우리가 이번에 함수로 받아올 인수를
142. 5:48어디에 넣어줄 거냐 하면
143. 5:50이 밑에 있는 코드를 잘 보시면
144. 5:52이 중간에 경로가 보이실 겁니다
145. 5:55우리가 함수로 인수를 받아서
146. 5:57이 중간에 있는 이 경로로 바꾸도록
147. 5:59함수를 만들어 줄 건데요
148. 6:01이 괄호 안에는 먼저 path라고
149. 6:04인수를 만들어 주겠습니다
150. 6:07그리고 패스는 as text로
151. 6:10문자 형식으로 받아올 거예요
152. 6:12자 그리고 나서
153. 6:13이 받아온 path를
154. 6:15여기에 있는 경로로 바꿔주면 되겠죠
155. 6:18그래서 경로를 쭉 드래그해서
156. 6:20선택하신 다음에 지워주시고요
157. 6:23이 받아온 path를
158. 6:25여기 안에다가 넣어줄 겁니다
159. 6:27path라고 입력해 줄게요
160. 6:30자 그러면 함수가 완성되었습니다
161. 6:33이제 완료 버튼을 클릭하시면
162. 6:35이렇게 쿼리가 함수로 바뀌는 것을 볼 수 있고요
163. 6:39이 완성된 쿼리는 우클릭하신 다음에
164. 6:41이름 바꾸기에서 이름을 바꿔주는데요
165. 6:45이번에는 getQuote라고 함수를 만들어 주겠습니다
166. 6:51자 이제 함수가 잘 동작하는지
167. 6:53한번 테스트해 볼까요?
168. 6:55방금 불러왔던 이 PDF 폴더로 이동하신 다음에
169. 6:59이 중에 원하시는 파일을 우클릭하시면
170. 7:02중간에 경로로 복사가 보이실 겁니다
171. 7:04이 경로로 복사를 클릭하시거나
172. 7:07또는 파일을 선택하시고요
173. 7:09단축키 Ctrl+Shift+C를 동시에 누르면
174. 7:12경로를 복사할 수 있습니다
175. 7:14복사한 경로를요
176. 7:16여기에 있는 패스 안에다가 입력해 주시는데요
177. 7:20그냥 붙여넣기 하시면
178. 7:21이렇게 경로의 앞뒤로
179. 7:23큰 따옴표가 붙기 때문에
180. 7:25큰 따옴표만 지워서
181. 7:27입력하는 것을 주의하시면 되겠습니다
182. 7:30입력을 하신 다음에
183. 7:31호출 버튼을 클릭해서
184. 7:33파일을 불러오시면
185. 7:35이렇게 특정 경로의 파일이
186. 7:37불러와지는 것을 볼 수 있고요
187. 7:38한번 다른 파일을 불러와 볼까요?
188. 7:40다른 파일의 경로를 똑같이 복사한 다음에
189. 7:43이 함수의 인수로 넣어서 호출해 주시면
190. 7:48이렇게 데이터가 실시간으로
191. 7:49불러와지는 것을 볼 수 있습니다
192. 7:52이렇게 호출한 함수는
193. 7:53테스트로 불러온 것이기 때문에
194. 7:55왼쪽에 있는 목록에서
195. 7:57우클릭하신 다음 삭제로 이렇게 하나씩 지워서
196. 8:01이렇게 함수만 남겨주시고요
197. 8:04닫기 및 로드 버튼을 클릭하시면
198. 8:06이렇게 함수만 깔끔하게 완성된 것을 볼 수 있습니다
199. 8:11자 이제 마지막으로는
200. 8:12이 특정 폴더 안에 있는
201. 8:14모든 PDF 파일을 한 번에 취합하도록 만들어 볼 건데요
202. 8:18우리가 방금 이 함수를 만들었기 때문에
203. 8:21이 폴더 취합은 정말 쉽게 해결할 수 있습니다
204. 8:24자 먼저 데이터 탭을 클릭하신 다음에
205. 8:27왼쪽에 있는 데이터 가져오기 버튼을 클릭하시고요
206. 8:30이전과 동일하게 파일에서를 클릭하시면
207. 8:33이 중간에 폴더에서라고
208. 8:35버튼이 보이실 거예요
209. 8:37이 폴더에서를 클릭하시고요
210. 8:39PDF를 불러올 폴더 경로로 이동하신 다음에
211. 8:44열기 버튼을 클릭하면
212. 8:46이렇게 폴더 안에 있는 PDF 목록을 확인할 수 있고요
213. 8:50이 목록이 이상이 없는 것을 확인하셨으면
214. 8:53데이터 변환 버튼을 클릭해서
215. 8:55데이터를 불러와 주겠습니다
216. 8:58자 그럼 이렇게 파워쿼리 편집기로
217. 9:00이 파일 목록이 출력되는데요
218. 9:02우리가 방금 만들었던
219. 9:04getQuote 함수를 사용해서
220. 9:06PDF를 불러올 때에는
221. 9:08이 안에다가 파일 경로를 입력하면 됐습니다
222. 9:11자 그래서 방금 불러온
223. 9:13이 폴더 목록을 보시면
224. 9:15여기에 있는 이 폴더 경로와
225. 9:18그리고 파일 이름만 있으면
226. 9:20완성된 파일 경로를 만들 수 있겠죠
227. 9:23자 그래서 이 Name 필드와 키보드에서
228. 9:26Ctrl 키를 누른 상태로
229. 9:28Folder Path를 이 두 개만 선택해 주시고요
230. 9:31그 상태에서 우클릭하신 다음에
231. 9:33다른 열 제거를 클릭해서
232. 9:36이 두 개만 남겨주겠습니다
233. 9:39그리고 나서 우리가 이번에 할 것은
234. 9:41이 두 개를 합칠 거죠
235. 9:43그래서 Folder Path를 드래그해서
236. 9:46네임의 앞으로 이동해 주시고요
237. 9:48그 상태에서 Ctrl + A키를 눌러서
238. 9:51전체 필드를 선택하신 다음에
239. 9:53위에 있는 변환 탭을 클릭하시면
240. 9:57이 중간에 열 병합이 있습니다
241. 9:59열 병합을 클릭하시고요
242. 10:01그리고 나서 구분 기호는 없음으로
243. 10:04선택해 주신 다음에
244. 10:05확인 버튼 클릭하시면
245. 10:08이렇게 완성된 파일 경로를 확인할 수 있습니다
246. 10:11그러면 이제 거의 다 끝났죠
247. 10:13이제 완성된 파일 경로를 인수로써
248. 10:16getQuote 함수를 실행하면 될 겁니다
249. 10:19자 그래서 다시 완성된 표로 오신 다음에
250. 10:22이 위에 있는 열 추가 탭을 클릭하시면
251. 10:25이 밑에 사용자 함수를 호출하는 버튼이 있습니다
252. 10:29사용자 지정 함수 호출 버튼을 클릭하신 다음에
253. 10:32우리가 방금 만들었던 함수죠
254. 10:34getQuote 함수를 쿼리로 선택해 주시고요
255. 10:38새 열의 이름으로는 pdf 파일이라고 입력해 주겠습니다
256. 10:44자 그리고 나서 함수의 인수죠
257. 10:46이 경로는요
258. 10:47우리가 방금 만들었던
259. 10:48이 파일 경로를 그대로 넣어줄 겁니다
260. 10:51그래서 병합된 필드를 선택해서 입력해 주시고요
261. 10:55자 그리고 나서
262. 10:56확인 버튼을 클릭하시면
263. 10:59이렇게 필드가 추가되고요
264. 11:01이 테이블 오른쪽에 있는 빈칸을 클릭하시면
265. 11:04이런 식으로 각 경로별 데이터가
266. 11:07잘 불러와지는 것을 볼 수 있습니다
267. 11:09자 이제 필드 오른쪽에 있는 확장 버튼을 클릭하시고요
268. 11:14이 밑에 있는 원본 열 이름을 접두사로 사용 옵션은
269. 11:17체크 해제하신 다음에
270. 11:18확인 버튼을 클릭해서
271. 11:20필드를 펼쳐주면
272. 11:22이런 식으로 데이터가 깔끔하게
273. 11:25취합되는 것을 볼 수 있습니다
274. 11:27자 이제 마지막으로는
275. 11:28이 왼쪽에 있는 파일 경로에서
276. 11:31한번 이 날짜와 이 견적서의 거래처 이름을
277. 11:34한번 추출해 볼까요?
278. 11:36자 먼저 이 경로에서 날짜를 추출하려면
279. 11:39이 앞에 있는 폴더 경로를 지워주면 될 겁니다
280. 11:44그래서 이 값을 하나 선택하신 다음에
281. 11:47이 밑에서 폴더 경로만 드래그해서 복사해 주시고요
282. 11:52이 병합된 필드를 선택하신 다음에
283. 11:55변환 탭을 클릭하시고요
284. 11:58값 바꾸기 기능을 실행한 다음에
285. 12:01방금 복사한 이 폴더 경로를 빈칸으로 지워주겠습니다
286. 12:06확인 버튼을 클릭하시면
287. 12:08폴더 경로가 지워지면서
288. 12:10날짜와 거래처 이름이 남는 것을 볼 수 있고요.
289. 12:13자, 그 다음으로는 이 뒤에 있는
290. 12:16.pdf도 지워주면 좋을 것 같아요
291. 12:18그래서 동일하게 변환 탭에서
292. 12:20값 바꾸기에 오신 다음에
293. 12:22아까랑 똑같이 .pdf라는 값을 찾아서
294. 12:27빈칸으로 지워주겠습니다
295. 12:29자, 확인 버튼을 클릭하시면
296. 12:31날짜와 거래처 이름만 남는 것을 볼 수 있고요
297. 12:35그 다음으로는 이 값에서 중간에 있는 구분기호죠
298. 12:39이 언더바(_) 를 기준으로 데이터를 나눠줄 겁니다
299. 12:43그래서 필드를 선택하신 다음에
300. 12:45이전과 동일하게 변환 탭을 클릭하시면
301. 12:48중간에 열 분할이 있습니다
302. 12:50열 분할을 선택하시고요
303. 12:53이번에 나눠줄 기준은 언더바(_) 죠
304. 12:55이 구분기호 기준을 선택하신 다음에
305. 12:58이 구분기호로는 아마 자동으로
306. 13:00언더바가 입력이 되실 텐데요
307. 13:03만약 언더바가 없을 경우에는
308. 13:04언더바를 입력해서 넣어주신 다음에
309. 13:08확인 버튼을 클릭하시면
310. 13:10이렇게 날짜와 거래처가 나눠지는 것을 볼 수 있습니다
311. 13:15마지막으로는 이 머리글만 더블클릭해서
312. 13:18날짜와 거래처로 바꿔서
313. 13:23필드까지 만들어주시면
314. 13:26이렇게 깔끔하게 PDF가 취합되는 것을 볼 수 있습니다
315. 13:30이렇게 데이터를 완성하셨으면
316. 13:32파일 탭을 클릭하신 다음에
317. 13:34닫기 및 로드 버튼을 클릭해서
318. 13:37완성된 쿼리를 불러와 주시면
319. 13:39이런 식으로 데이터가 취합된 것을 볼 수 있고요
320. 13:43한번 이 폴더 안에 있는 데이터를 바꿔볼까요?
321. 13:46이 견적서 폴더 안에다가
322. 13:49새로운 데이터를 드래그해서 추가해 주겠습니다
323. 13:54그 다음으로 이 표를 우클릭하신 다음에,
324. 13:58새로고침으로 표를 불러오시면
325. 14:01이런 식으로 실시간으로 업데이트가 되는 것을 볼 수 있고요
326. 14:04한번 또 추가해 볼까요?
327. 14:06데이터를 추가해서
328. 14:08이 표를 새로고침해서
329. 14:10실시간으로 PDF 파일에 있는 데이터를
330. 14:12취합하는 것을 확인할 수 있습니다
331. 14:15다만 이렇게 파일을 취합할 때에는
332. 14:17한 가지 제한사항이 있는데요
333. 14:19방금 만들었던 이 함수의 쿼리를 한번 보겠습니다
334. 14:23이 쿼리를 잘 보시면
335. 14:25이 중간에 있는 두 번째 표에서
336. 14:28데이터를 출력하도록 작성되어 있습니다
337. 14:31자, 그 말은요
338. 14:32이 PDF 파일에서 두 번째 있는 표인
339. 14:36이 구매 내역 데이터를 불러오도록
340. 14:38쿼리가 작성되어 있다는 거죠
341. 14:40자, 그래서 동일한 형식의
342. 14:43PDF일 경우에만
343. 14:44취합할 수 있다는 것을
344. 14:46꼭 주의해 주시고요
345. 14:47그리고 지금은 특정 테이블만 추출했지만
346. 14:50그렇지 않고 여러 페이지의 데이터를
347. 14:53한 번에 추출해야 할 때에는
348. 14:55다른 방법을 사용해야 하는데요
349. 14:57여러 페이지를 추출할 때
350. 14:58필요한 함수와 과정은
351. 15:00영상 고정 댓글에 꼼꼼히 정리했으니 참고해주시고요
352. 15:04이 내용은 과정이 다소 길다 보니
353. 15:06매주 토요일에 진행하는 라이브 특강에서
354. 15:09아주 자세하게 정리했습니다
355. 15:11이 전체 과정이 궁금하신 분은
356. 15:12마찬가지로 영상 고정 댓글에 있는 링크를
357. 15:16참고해주시길 부탁드리겠습니다
358. 15:18오늘 강의에서 다룬 내용 중 추가로 궁금하신 내용은
359. 15:21아래 댓글로 남겨주시고요
360. 15:23오늘도 긴 영상 끝까지 시청해주셔서
361. 15:26진심으로 감사드립니다
362. 15:27그럼 다음 강의에서 뵙겠습니다