Manual de Procedimientos — Transcript

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1. 0:03el manual de procedimientos es una
2. 0:05herramienta de organización que nos va a
3. 0:09permitir
4. 0:11y estandarizar los trabajos que se
5. 0:14desarrollan dentro de una empresa u
6. 0:16organización
7. 0:18además de la estandarización lo que se
8. 0:21pretende es que las funciones se
9. 0:26realicen independientemente de las
10. 0:29personas que forman parte de la
11. 0:32organización dicho de otra manera esto
12. 0:35se da para evitar de que una empresa
13. 0:38dependa de una persona natural para
14. 0:41realizar cualquier tipo de trabajo la
15. 0:44idea de los procedimientos que puedan
16. 0:47estar descritas las actividades tienen
17. 0:51que estar descritos los pasos las tareas
18. 0:54que son necesarias para realizar
19. 0:56cualquier tipo de procedimiento que se
20. 1:00va a desarrollar en una empresa u
21. 1:03organización qué partes tiene que el
22. 1:07procedimiento en primer lugar tenemos un
23. 1:10encabezamiento donde en la parte
24. 1:13izquierda se identifica la empresa está
25. 1:15el nombre
26. 1:16pérez a
27. 1:18incluido el logo de la organización para
28. 1:22que nos permite identificar tenemos esta
29. 1:25parte de revisión donde muestra las
30. 1:29revisiones que ha tenido un manual de
31. 1:31procedimientos siempre partiendo del
32. 1:34principio de perfectibilidad que existe
33. 1:38en el manejo de procesos y
34. 1:40procedimientos que significa el
35. 1:42principio de perfectibilidad de que no
36. 1:45existe un procedimiento perfecto siempre
37. 1:49existe la posibilidad de mejorar un
38. 1:53proceso entonces eso significa de que
39. 1:56por diferentes razones
40. 2:00por temas tecnológicos sea por temas de
41. 2:03mercado o sea por simplemente análisis
42. 2:07existe siempre la posibilidad de
43. 2:11ver una mejor forma de hacer una
44. 2:14actividad o un proceso cuando tenemos en
45. 2:17revisión cero significa que es es el
46. 2:21primer documento que ha sido elaborado
47. 2:24vale decir que es el primero que se ha
48. 2:28lanzado el primero que se ha elaborado
49. 2:30si tendríamos ahí uno sería la primera
50. 2:34revisión si tenemos dos la segunda
51. 2:36revisión y así sucesivamente luego
52. 2:39tenemos en esta parte el nombre del
53. 2:41procedimiento que es el nombre que se le
54. 2:43va a dar a este proceso este
55. 2:46procedimiento para poderlo identificar
56. 2:49tenemos acá la cantidad de páginas de
57. 2:53las cuales está compuesto donde la
58. 2:55primera es el número de página que se
59. 2:57está leyendo y la que está después de la
60. 2:59barra es la cantidad de páginas que
61. 3:02componen este procedimiento luego
62. 3:05tenemos la fecha en la que se ha
63. 3:07elaborado esta revisión
64. 3:09si es 0 en la que se ha creado y si es
65. 3:1212 la fecha en la que se ha revisado y
66. 3:15el código es la codificación que se le
67. 3:17da a este procedimiento por lo general
68. 3:20es la forma en la cual uno se refiere al
69. 3:23procedimiento en base a su código en
70. 3:26este caso podemos decir
71. 3:27pg guión 001 002 o cualquier
72. 3:31codificación que quiera darle la
73. 3:33organización uno de los primeros
74. 3:37elementos de este procedimiento es el
75. 3:41propósito el propósito se refiere al por
76. 3:45qué existe este procedimiento cuál es el
77. 3:48propósito por el cual ha sido elaborado
78. 3:50qué proceso es el que se desarrolla un
79. 3:53pequeño resumen de que a qué se refiere
80. 3:57este procedimiento que nos ayuda a
81. 4:01introducir respecto a lo que vamos a ver
82. 4:04más adelante el alcance el alcance se
83. 4:08refiere a qué áreas que distritos qué
84. 4:12lugares desde un punto de vista
85. 4:14geográfico o desde un punto de vista
86. 4:17funcional
87. 4:19forman parte de este procedimiento por
88. 4:24ejemplo si pongo ahí toda la empresa
89. 4:27significa que es un procedimiento que lo
90. 4:29tiene que seguir toda la empresa si
91. 4:31pongo ahí la gerencia de marketing y la
92. 4:35gerencia de producción significa que el
93. 4:37alcance corresponde a esas dos gerencias
94. 4:40bueno puede ser un alcance también
95. 4:42geográfico es decir válido para la
96. 4:45sucursal de cochabamba o válido para
97. 4:48oficina central luego tenemos
98. 4:50definiciones el término de definiciones
99. 4:54o la parte de definiciones se refiere
100. 4:57básicamente
101. 4:58a todas aquellas palabras que son poco
102. 5:02usuales y son manejadas a lo largo del
103. 5:05procedimiento estas palabras tienen que
104. 5:08tener la misma acepción para todos los
105. 5:11que lean un procedimiento entonces en
106. 5:13esta definición es una especie de
107. 5:15glosario donde se va explicando a qué se
108. 5:20refiere un determinado término que va a
109. 5:22utilizarse a lo largo de este
110. 5:26procedimiento cuando hay palabras que
111. 5:27son utilizadas de forma muy excepcional
112. 5:32o cuando una palabra tiene diferentes
113. 5:35significados o acepciones entonces es
114. 5:38necesario que se ponga la palabra y qué
115. 5:42significa esta palabra luego tenemos
116. 5:45referencias la parte de referencias hace
117. 5:49mención a que otros documentos que
118. 5:53pueden ser manuales y funciones pueden
119. 5:56ser políticas pueden ser otros
120. 5:58procedimientos pueden ser leyes pueden
121. 6:00ser normas
122. 6:02se van a hacer referencia a lo largo de
123. 6:05este procedimiento entonces cuando uno
124. 6:07habla de referencias es lo que uno va a
125. 6:11referirse más adelante en el
126. 6:14procedimiento si por ejemplo voy a más
127. 6:17adelante voy a utilizar la ley general
128. 6:20del trabajo para explicar algo entonces
129. 6:24en referencia expondré ley general del
130. 6:26trabajo y mejor si me pongo los
131. 6:29artículos a los cuales se refieren más
132. 6:32adelante o puedo poner la norma de
133. 6:35calidad de la castaña según marca número
134. 6:38tanto entonces estoy haciendo referencia
135. 6:42a qué documentos van a ser necesarios de
136. 6:46utilizar para entender este
137. 6:48procedimiento luego tenemos el tema de
138. 6:50responsabilidad en responsabilidades
139. 6:53tenemos de dos tipos de cumplir y de
140. 6:57hacer cumplir que significa de cumplir
141. 7:00de cumplir se refiere
142. 7:03a él
143. 7:05a quienes son los que van a cumplir con
144. 7:08este procedimiento quienes son los que
145. 7:11van a utilizar este procedimiento en sus
146. 7:17funciones si por ejemplo es un
147. 7:19procedimiento para contabilizar las
148. 7:23cuentas de gastos de una empresa el de
149. 7:26cumplir probablemente será el contador
150. 7:29probablemente será el auxiliar de
151. 7:31contabilidad probablemente será el
152. 7:33cajero y de hacer cumplir se refiere
153. 7:37quién es el que está responsable de que
154. 7:42se cumpla a cabalidad este procedimiento
155. 7:45en el ejemplo que hemos dado por ejemplo
156. 7:48podría ser el jefe de contabilidad o
157. 7:50podría ser el administrador podría ser
158. 7:53el gerente de administración y finanzas
159. 7:55es decir quién es el responsable de
160. 7:58hacer cumplir con este procedimiento
161. 8:00luego tenemos la descripción de las
162. 8:04actividades en la descripción de las
163. 8:06actividades vamos a tener
164. 8:08una estructura muy simple que nos
165. 8:11permita mostrar esta descripción de las
166. 8:15actividades vamos a tener diferentes
167. 8:17columnas una primera columna donde
168. 8:19indica el responsable
169. 8:22y quien va a definir cierta tarea que
170. 8:26van a ser los que forman parte de este
171. 8:29cut de cumplir entonces ahí va a estar
172. 8:32el cargo de quien tiene que hacer esta
173. 8:34actividad o tarea luego la secuencia de
174. 8:38tareas que normalmente están numeradas
175. 8:40de forma correlativa luego va a venir lo
176. 8:42que es la descripción es decir la
177. 8:45explicación paso a paso de las
178. 8:48actividades o de las tareas que componen
179. 8:51una parte de este procedimiento acá la
180. 8:55descripción tiene que ser lo más
181. 8:56detallado posible y tiene que entender
182. 8:59que por las personas que lo van a
183. 9:02utilizar luego está el documentos de
184. 9:04ingresos documentos de salida en
185. 9:06realidad más que documentos son
186. 9:08elementos de ingreso o elementos de
187. 9:11salida que pueden ser documentos o en
188. 9:13algunos procesos pueden ser algunos
189. 9:16otros tipos de elementos por ejemplo
190. 9:18pueden ser algunos bienes pueden ser
191. 9:23algunos algunos muebles algunos
192. 9:26inmuebles es decir si nosotros hacemos
193. 9:29una actividad por ejemplo de elaborar
194. 9:31una factura un documento de ingresos
195. 9:34podrá ser el talonario de las facturas
196. 9:36en vacíos ese va a ser el documento de
197. 9:39ingreso o el elemento de ingreso y el
198. 9:42elemento de salida o el documento de
199. 9:44salida será la factura llenada o la
200. 9:47factura correctamente porque digo de que
201. 9:50no solamente son documentos porque los
202. 9:52procedimientos también pueden
203. 9:54describirse actividades productivas por
204. 9:57ejemplo y en ese caso no tendremos un
205. 10:00documento sino probablemente un elemento
206. 10:02que puede ser un insumo una materia y de
207. 10:05forma detallada se van describiendo
208. 10:06todas las tareas y actividades que se
209. 10:09desarrollan para cumplir con este
210. 10:11procedimiento luego tenemos el diagrama
211. 10:14de flujo del proceso este diagrama de
212. 10:16flujo del proceso lo que hace es
213. 10:19describir gráficamente lo mismo que
214. 10:22nosotros hemos descrito en esta
215. 10:25descripción de actividades pero de forma
216. 10:28gráfica a través de los diagramas de
217. 10:30flujo estándar que han expuesto en el
218. 10:34capítulo número 7
219. 10:35y en el capítulo número 6 que se refiere
220. 10:40al tema de entonces los diagramas de
221. 10:42flujo que pueden ser diagrama de flujo
222. 10:45estándar un diagrama annecy puede ser un
223. 10:47diagrama geográfico la idea es que este
224. 10:50diagrama ayude a entender la descripción
225. 10:54de la sal y por último tenemos los
226. 10:57anexos los anexos se refieren a
227. 11:00cualquier documentación adicional que
228. 11:03pueden ser diagramas pueden ser gráficos
229. 11:06pueden ser fotografías pueden ser
230. 11:10filmaciones pueden ser audios que le
231. 11:13ayuden a entender al trabajador respecto
232. 11:16a lo que dice o lo que se hace en este
233. 11:20procedimiento entonces un procedimiento
234. 11:23tiene que contar con todos estos
235. 11:25elementos el propósito el alcance las
236. 11:28definiciones referencias
237. 11:31responsabilidades la descripción de
238. 11:33actividades el diagrama de flujo
239. 11:36y los anexos