Información Documentada — Transcript

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1. 0:03Bienvenidos al curso virtual
2. 0:05Lteam gestión de la información documentada, el objetivo de la gestión de
3. 0:10la información es la creación, control e integridad de la información de una
4. 0:14organización lo cual hace posible la eficiencia la rendición de cuentas la
5. 0:19gestión de los riesgos y la continuidad del organización la gestión de la
6. 0:26información
7. 0:26inicia con el ciclo documental en el cual un equipo de trabajo define los
8. 0:30criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los
9. 0:35procesos y recursos de la organización. Para planificar la estructura documental
10. 0:42se debe identificar la información y los tipos de documentos requeridos así como el medio
11. 0:47de soporte que los contiene bien sea físico o digital
12. 0:52son muchos los beneficios de documentar, sin embargo se destacan siete razones
13. 0:57principales
14. 1:06para la elaboración de la documentación se debe atender a los
15. 1:10principios de: Homogeneidad, Extensión
16. 1:19Consenso y Equilibrio
17. 1:23la elaboración de un documento inicia desde la identificación de la necesidad
18. 1:28de su creación su aprobación uso y termina en la definición de los criterios
19. 1:33de disponibilidad y control del mismo
20. 1:39los documentos pueden elaborarse bajo varias metodologías como pueden ser
21. 1:43cursogramas, flujogramas, pictogramas
22. 1:51más
23. 1:53entre otros
24. 1:57No importa la forma en que se documente siempre y cuando se logre el objetivo deseado
25. 2:03Los documentos que describen el desarrollo de actividades deben responder a las
26. 2:06preguntas de qué se hace porque lo hace quién lo hace cuando lo hace donde lo
27. 2:15hace y cómo se hace
28. 2:20Por Ejemplo en el caso del documento que describe el procedimiento para la realización de
29. 2:25auditorías internas tenemos...
30. 2:37La elaboración de la documentación no debería ser un fin sino debería ser
31. 2:43una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad desde los
32. 2:49requisitos iso 9001 el control de la información debe garantizar 9
33. 2:54condiciones identificación almacenamiento preservación acceso
34. 3:01recuperación distribución retención disposición y control de cambios
35. 3:11estos nueve criterios se pueden definir en un procedimiento que especifique cada
36. 3:15etapa
37. 3:22y realizar el control global a través de matrices físicas o digitales que
38. 3:28consoliden la totalidad de la información
39. 3:32la iso 9001 establece que las organizaciones deben mantener la
40. 3:36información documentada relativa a: el alcance del sistema
41. 3:41la operación de los procesos la política y objetivos de la calidad la
42. 3:46requerida para la eficacia del sistema
43. 3:48el control de la producción y provisión del servicio. [....] Además la
44. 3:55iso 9001 establece que la organización debe conservar información documentada
45. 4:00para demostrar evidencia de la conformidad de su sistema de gestión la
46. 4:05información documentada debe protegerse contra modificaciones no intencionadas la
47. 4:10información documentada de origen externo que la organización determine
48. 4:14como necesaria se debe identificar y controlar
49. 4:17según sea apropiado. Finalmente es importante resaltar que la
50. 4:23documentación juega un papel básico en las auditorías en ella se encuentran
51. 4:29los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias
52. 4:32para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de
53. 4:35gestión tenga presente una frase que dice mucho
54. 4:46Formación Virtual Lteam Gestión de la Información Documenta
55. 4:52THE END