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¿Gestión de proyectos con Excel? 🤔😉, Mi ponencia en III Jornada Intern. de Tecnología y Negocios — Transcript

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0:00bueno con nosotros Carolina de Andrade
0:01ella nos va a tocar un tema sobre
0:03gestión de proyectos con
0:04Excel ella es autora del canal en
0:07YouTube Smart Pro Academy con más de
0:09100000 suscriptores y de la academia de
0:12Excel smartpros soluciones.com le
0:16encanta enseñar y más aún si se trata de
0:18la herramienta que hizo despegar su
0:20propia carrera por lo que se dedica Con
0:22mucha pasión a ayudar a otras personas a
0:25dominarlo es ingeniera civil cuenta con
0:27más de 10 años de experiencia en gestión
0:29de de proyectos con una sólida
0:31preparación en el área de planificación
0:33y control llevando el libro pmb
0:36experiencia en megaproyectos y formación
0:39integral en las diferentes áreas de un
0:41proyecto planificación costos finanzas
0:44producción calidad administración
0:46contractual y otros con ustedes señores
0:49Carolina de Andrade Cómo estás Carolina
0:52[Música]
0:57adelante Bueno gracias este yo voy a ser
1:01corta porque yo sé que tampoco quiero
1:04exagerar con la gente que de hecho estoy
1:07asombrada que hay mucha gente aquí de
1:09los mismos ponentes que están en España
1:11y y están aquí
1:12aguantando hasta tarde una Ah super bien
1:16agradecida verdad con con todo este y
1:19bueno primero agradecida con Dios por
1:21esta oportunidad Abre puertas donde no
1:24donde uno cree que no las va a abrir y y
1:27me siento muy honrada muchas personas
1:29personas aquí que yo seguía y sigo eh
1:33Ana también porque sabes que uno siempre
1:35tiene o debería tener un modelo a seguir
1:38no y que seas mujer y que lideres este
1:42tema de la Data Pues para mí es un es un
1:45modelo a seguir pues así que para mí es
1:48un honor y buenísimo que te escuché en
1:50tu ponencia que ya voy a tomar nota de
1:52de que tú meas comentado un grupo de
1:54mujeres
1:56eh buenísimo yo yo creo que llegué a
1:58anotarme en el link no recuerdo bien
2:00pero anotad en eso anotad en eso Este
2:05Bueno nada chicos
2:07eh Qué les cuento vamos a vamos entonces
2:10a mostrarles aquí mi mi mi Cómo se llama
2:13mi
2:14presentación poner esto para
2:17acá Okay Ajá bueno yo les voy a hablar
2:21un poquito acerca de de la gestión de
2:24proyectos con Excel eh Yo Soy ingeniero
2:28civil eh yo
2:31tengo más de un poquito más de 10 años
2:34de de experiencia en gestión de
2:35proyectos eh Me encanta me gusta mucho y
2:39muchas personas me dicen Claro pero tú
2:42sea Cómo fue que un ingeniero civil
2:44terminó siendo instructora de Excel o
2:47sea cómo pasó eso Y es que es que yo no
2:51puedo desligar el Excel del del gestión
2:54de la gestión de proyectos porque es que
2:56gestión de proyectos Qué es número pero
2:58parejo planificación costos Y si yo no
3:02hubiese tenido la experiencia que que
3:05poco a poco fui adquiriendo y sigo
3:07adquiriendo en Excel yo no hubiese
3:09podido hacer las cosas que yo yo fui
3:11haciendo a a medida que fue pasando los
3:13años no Y además yo tengo como todos mis
3:18compañeros aquí este ese ese esa
3:21Chispita de de ser profesor no de De no
3:25ser profesor sino de enseñar Yo me
3:28acuerdo que yo incluso desde desde
3:29chiquitica como con 8 años Yo ponía mis
3:32vecinitas y bueno muchachas hoy vamos a
3:34aprender voleibol o sea así o Bueno
3:38mañana vamos aprender váquez O sea a mí
3:40me encantaba enseñar lo que fuese Y si
3:43de paso enseño lo que a mí me apasiona
3:46que son los números la lógica eh tú unes
3:50todo eso Y eso da Excel no así que de
3:52verdad que estoy muy muy agradecida con
3:54Dios por por darme la oportunidad de
3:55poder hacer lo que me gusta no Bueno
3:57nada para no aburrirlos eh
4:00soy venezolana yo nací y crecí allá pero
4:03mi familia es de Portugal Y bueno ya
4:06estoy ubicada en Panamá ya hace unos 6
4:08años más o menos Entonces Bueno qué
4:11vamos a ver miren vamos a ver cuál es la
4:14situación típica de un proyecto o sea
4:16qué qué nos conseguimos normalmente en
4:18un proyecto A dónde se debe llegar con O
4:22sea a qué queremos llegar en el control
4:24de proyectos Cuál es muy muy básicamente
4:29lo que debería contener un plan de
4:31control de proyecto y esta que es la más
4:34importante la más chévere que es algunos
4:37ejemplos del uso del Excel en gestión de
4:40proyecto no Qué pasa muchas personas
4:45eh tienen como ciertos paradigmas con el
4:48Excel no de que Bueno pero eso el Excel
4:52es pueses muy fácil es muy fácil de
4:54corrompo o se puede modificar muy
4:57sencillo pero eso es el mismo
4:58desconocimiento porque tú puedes
5:00proteger celdas Puedes puedes hacer
5:02validaciones de datos para que no
5:04coloquen una celda si allá se está
5:06pasando el 100% etcétera no eh qué otras
5:10cosas se pueden hacer por ejemplo este
5:12que a mí me encanta que Y esto es Excel
5:16Esto no
5:18es Power vi ni Macro ni nada de eso esto
5:24es un fíjense que có él va
5:27dibujándose Vamos a ponerlo aquí por
5:29ejemplo Cómo él va dibujando el avance
5:32de ese proyecto que esto era un edificio
5:35Y así va poco a poco va dibujándose Ay
5:39se puse 15 va dibujando el avance que
5:41está teniendo ese proyecto Bueno ahí
5:43puse una fecha que no es no Entonces eso
5:47muchachos se hace con Excel Y si quieren
5:50saber cómo dice esto Esto es cero macros
5:53cero programación de ningún tipo y ahí
5:55pueden estar viendo la función entonces
5:57contarse conjunto un contar y Conjunto Y
6:01cómo haces que se pinte de color eso es
6:03formato condicional miren y y no es un
6:06formato condicional con fórmula
6:08personalizada qué tal no sencillito
6:11sencillito ustedes lo están viendo aquí
6:13yo no les estoy no les estoy escondiendo
6:16algo por debajo de la manga o algo así
6:18para nada así que claro eh yo lo apliqué
6:22a lo que yo hacía que era proyectos No y
6:24de construcción Pero esto mismo que yo
6:26hago se puede hacer para muchas cosas de
6:28hecho en esto días Una persona me dijo
6:31Oye eso está buenísimo para logística
6:33porque la gente de logística le toca
6:35hacer
6:36eh Cómo cómo cómo armar la mercancía
6:40dentro de la mula o la gandola
6:42dependiendo del país no y y ese temita
6:45del de esto aplicarlo ahí a logística
6:47Oye genial no Entonces como como
6:50comparto con John también no de que sí
6:53los macros son muy chéveres pero yo soy
6:56muy No antiac porque yo uso macros
6:59también pero siempre que lo puedo hacer
7:02de la manera más sencilla esa Esa es la
7:05manera donde yo que yo voy a escoger si
7:08esa opción es Macro pues yo me voy con
7:10Macro pero si hay una opción por
7:12funciones por fórmulas Yo la hago con
7:14fórmula y esto que ven acá Esto no es
7:17esto es Excel muchachos y quizás algunos
7:20dicen no pero eso de ser pesadísimo No
7:22para nada para nada muchachos para nada
7:25pesado y miren que tiene celita si es
7:27mal lo voy a hacer un zoom cito aquí
7:28para que ustedes vean Ah punta de celda
7:31miren cdita cdita cdita antes de que me
7:33digan
7:34ociosa que ya lo estoy viendo Oye pero
7:37que la de esta niña no no tenía nada que
7:40hacer No yo ya va Lo que pasa es que si
7:45se fijan esto es un edificio pero
7:47realmente cada apartamento por decirlo
7:50de una manera es copia de los otros este
7:53este este y este todos son lo mismo
7:55todos son lo mismo no Pero entonces es
7:58lo que les digo la gente cree que que yo
7:59me puse a dibujar uno por uno no yo hice
8:01el ejercicio yo lo hice con un solo
8:04apartamento esto nada más le puse las
8:06reglas le puse las fórmulas a uno solo
8:09Luego fue copiar y pegar más nada No es
8:12que yo me puse a hacer todo el edificio
8:14lo que pasa es que lo es lo que les digo
8:16el que ve eso dice est mujer ociosa y y
8:19no fue no fue así créanme que tardé yo
8:22creo que cuando mucho una semana me
8:24tardé haciendo eso y no fue toda la
8:26semana haciéndolo O sea estaba haciendo
8:28otras cosas también esta Bueno eso es
8:30para que para que se lo tengan ahí
8:32cuando cuando vayamos para para ese
8:34punto muy bien eh vamos a rápidamente
8:38Qué Qué Qué es lo típico en un proyecto
8:40no y y lo más Bravo Es que esto se esto
8:43se esto sucede en proyectos chiquitos en
8:47empresas pequeñas y en proyectos enormes
8:51o sea esto es una esto es un mal que se
8:54repite independientemente del tamaño de
8:56los proyectos porque yo estaba en
8:57proyectos Gigantes y en proyectos
8:59chiquito y en todos o en la gran mayoría
9:02tienen los mismos problemas Qué son esos
9:04problemas a manera muy de resumen uno
9:07departamentos divorciados o sea eh eh
9:10imagínense que este el gerente del
9:11proyecto no o o el o el de control de de
9:14proyectos No este le está gritando este
9:17quién es la de recursos humanos este es
9:19la de contabilidad y este no sé es el de
9:22producción o el de operaciones Entonces
9:24porque yo digo que están gritando porque
9:27es que cada quien tiene su respectivo
9:29reporte cada quien tiene su manera de
9:32reportarle al jefe diferente a lo mejor
9:34es la misma información pero reportada
9:36de diferentes sitios y es la misma
9:39información Eso eso se resume En qué eso
9:43es como tener un carro sí puede ser un
9:46las piezas de un Mercedes pero Y de qué
9:48te sirve tenerlas todas ahí sin engranar
9:51de eso no sirve de nada De qué Tec Ay si
9:53muchas piezas Mercedes todo lo que tú
9:55quieras Ahora cuando tú las eng granas
9:57que esto yo sé que no es un Mercedes l
9:59van a decir Oye que te faltó la foto de
10:01Mercedes Bueno un Optra Y eso er un
10:03Chevrolet creo que es un Optra Ajá
10:06Entonces si tú no engranes esas piezas
10:10obviamente no no te va a servir de
10:12absolutamente nada y puede ser que
10:13tengas piezas muy buenas a qué me
10:16refiero con piezas si no me agarraron la
10:17idea puedes tener el ingeniero bueno el
10:21tipo más bien en operaciones puedes
10:24tener la administradora en recursos
10:26humanos más conocedora de recursos
10:28humanos buenísima pero si no se sabe
10:31trabajar en conjunto de manera engranada
10:34qué Va qué va eso no no no no no va
10:38miren algo como esto gráficamente lo que
10:41acontece en la obra imagínense una foto
10:44de lo que está pasando en el
10:46proyecto lo que se registra Porque todos
10:50creo que caeríamos pues en la misma
10:52conclusión de que no todo se registra no
10:55estas cosas que están pasando por aquí
10:56no se están registrando no a manera
10:58gráfica y lo que realmente se analiza O
11:02sea a la final tú te pones a ver yo no
11:05analicé nada O sea qué estoy analizando
11:08nada menos de la mitad de lo que
11:10realmente está sucediendo en mi proyecto
11:12no Y qué digo yo acá que si bien todos
11:16convendría de que no se conoce el
11:18proyecto en su totalidad o no se
11:21controla en su totalidad porque eso es
11:22imposible también el problema es hasta
11:25qué punto no lo no lo controlas y es
11:29hasta qué punto Ah Ahí viene el tema
11:32porque la mayoría con el con el cuentico
11:34bueno que es imposible controlar un
11:36proyecto completo Ajá pero Okay está
11:38bien pero qué tanto conoces tu proyecto
11:41Bueno ahí bueno tampoco es una cosa Así
11:43ahí es ahí Ahí es donde vienen los
11:46problemas y ahí es donde empiezan a ver
11:49esa esas bifurcaciones de dinero empieza
11:52a salirse el dinerito por acá etcétera
11:54no Ajá Entonces eso eso es lo típico en
11:58un proyecto verdad A dónde se debería
12:02llegar no O sea a qué se quiere llegar
12:04en un proyecto de pasar de esto que ya
12:08les voy a explicar a esto que está acá
12:10miren una cosa en proyectos en en
12:14cualquier tipo de negocio en realidad Tú
12:16tienes un tiempo límite de respuesta o
12:18sea tú tienes que responder en un
12:19momento por ejemplo en proyecto sería ya
12:23la próxima semana tenemos que dar
12:24respuesta si le compramos el concreto a
12:26fulanito o a su tanito o a quién le
12:29compramos el acero no y y tú no puedes
12:31tardarte todo el proyecto pensando quién
12:33le vas a comprar el concreto verdad hay
12:35que
12:36responder Qué pasa el registrar Si Tú
12:40empiezas a engranar las piezas de tu
12:42equipo Ahí es donde tú te empiezas a dar
12:44cuenta de cosas como que mira recursos
12:46humanos estaba haciendo una una lista de
12:49los que llegaban a trabajar ese día a
12:51ese frente y mira el departamiento de
12:53calidad hacía lo mismo con otro reporte
12:55diferente o aá otro formato pero la
12:58final hacían la la misma lista Entonces
13:00qué estás haciendo Estás repitiendo
13:02responsabilidades ahí y eso es s pero
13:04super común entonces ahí empiezas a
13:07rebajar este tiempo no el de El de
13:09registrar Ajá y Y qué pasa con esto
13:13procesar hago qué Qué es eso de procesar
13:16tú puedes tener toda tu Data grandísima
13:19un poco de tablas un poco de valores sí
13:21buenísimo hasta hasta cuándo cada quien
13:23va al baño pues lo tienes registrado
13:25Pero eso no te sirve de nada si usted no
13:27procesa procesar es convertirlo en tabla
13:31convertirlos en gráficos O sea que esa
13:33información empiece a hablar no que
13:35empiece a dar información realmente O
13:38sea que te ayude a tomar decisiones una
13:41tabla con 200 filas en de lo que pasó en
13:46un día no te dice absolutamente nada
13:48pero a lo mejor un resumen de cinco
13:50filas con las actividades más
13:52importantes las que tuvo más desviación
13:54eso sí te dice algo verdad que eso es un
13:57error muy típico en muchas las empresas
13:59no s yo registro todo todoen hasta
14:02cuando van para el baño cuando toman
14:03café todo todo está registrado Ah pero
14:06qué haces después con eso no Bueno eso
14:07está ahí el que quiera lo puede ver pues
14:10eso no sirve de nada Entonces fíjense
14:14qué pasa con ese tiempo de procesar Ah
14:16si tú vas a poner a tu gente verdad a a
14:20a ponerse con el Excel o con cualquier
14:22otra programa pero usar el Excel de
14:25manera arcaica vas a tardar demasiado
14:28tiempo Yo siempre digo si la computadora
14:31llámese que uses un Excel que uses lo
14:34que sea puede hacer eso entonces
14:37déjaselo a la computadora lo que no
14:40puede hacer el Excel Qué es analizar
14:44sacar conclusiones tomar decisiones eso
14:47no lo va a hacer la computadora sí Y esa
14:50es la parte a la que realmente hay que
14:53metele el ojo si tú automatizar esto y
14:55cuando yo digo automatizar no me refiero
14:57a mandar a hacer software
14:59no no no Pon a tu gente pila con con las
15:02herramientas que ya usas usa en Excel
15:05Ponla contrata gente que sepa Excel ya
15:08los tienes ahí capacita a la gente que
15:10que tienes ahí que es el programa que
15:12usan todos los días todo el día si usan
15:15Microsoft project por ejemplo para
15:17controlar el tema de la planificación
15:22capacítese la gente cree que eso la
15:25final pierden dinero No mira lo que
15:27estás haciendo Te estás minimizando un
15:29montón de tiempo incluso a veces hasta
15:31personal que no necesitaba Ajá antes de
15:35que me caigan las personas de ya estás
15:37motivando a los jefes a votar gente yo
15:39no estoy diciendo eso yo no estoy
15:41diciendo eso Ajá pero entonces qué pasa
15:44fíjense que ahora bueno no solo va a
15:47haber tiempo para analizar bueno va a
15:49sobrar tiempo para analizar o sea
15:51díganme ustedes Si de ahí no van a salir
15:54decisiones buenas con chance Bueno mira
15:57ya vi la
15:59revisé recontar revisé nos reunimos no
16:02definitivamente el concreto hay que
16:04comprárselo a este señor bueno verdad A
16:08eso es a donde queremos llegar
16:10ahora cómo hacemos eso Cuál es el cuál
16:14es el plan que se debe seguir para hacer
16:15un control de proyectos verdad Bueno
16:18este que está acá básicamente un control
16:20de proyecto son cuatro fases básicamente
16:22son cuatro planificación construcción
16:25medición y evaluación y fíjense que las
16:29cuatro fases las cuatro fases tú tienes
16:33que contestar las mismas cuatro
16:35preguntas qué cuándo Cómo Y cuánto tanto
16:41en planificación tanto en construcción
16:43tanto en medición miren se lo voy a
16:44comprobar qué cuándo Cómo y cuándo
16:47fíjate por ejemplo en planificación Qué
16:50es el que bueno el que es qué vas a
16:52hacer vas a hacer un edificio de 10
16:55pisos de tantos apartamentos con estas
16:57características ese es el que Qué es el
16:59cuándo que yo creo que la mayoría
17:01estaríamos claros ahí es Cuándo lo vas a
17:04hacer en cuánto tiempo Cada son es un
17:07edificio con pero tienen cinco Torres de
17:09ese edificio cuándo entregas cada
17:11edificio cuando entregas cada actividad
17:13etcétera No aquí hay un tema también
17:16importante que si el proyecto es muy
17:18grande por ejemplo yo que trabajé en la
17:21ampliación de una refinería en Venezuela
17:23esos proyectos tan grandes no tienen la
17:25ingeniería de detalle eh lista por Y
17:30entonces empiezan con una una una parte
17:32de la ingeniería de detalle se empieza a
17:35trabajar a construir y poco a poco van
17:37haciendo la otra pero imagínense Qué
17:38pasa Ay este Bueno ya se está
17:42construyendo vamos Ponte tú a construir
17:44el frente dos Ay y los planos Ay no
17:48están listos o sea imagínense ustedes
17:50imagínense ustedes eso tienes el equipo
17:53tienes la mano de obra lista para todo
17:55el mundo y a trabajar están terminando
17:57el frente uno y y el día siguiente
17:59llevan para el frente dos en teoría Ay
18:02pero V a tener que esperarse una semana
18:04porque es que no no tenemos los planos
18:06de construcción imagínense ustedes y
18:09esas cosas pasaban esas cosas sucedían
18:11suceden en muchos proyectos Por qué
18:14Porque no hacen un cronograma de la
18:17ingeniería eso es cuando la ingeniería
18:19pues no está lista antes de empezar el
18:21proyecto no Ajá luego viene el Cómo y el
18:25cuánto el Cómo Bueno cómo vas a hac esto
18:29que está acá Ah bueno Cuántos materiales
18:32Qué materiales Qué equipos va a utilizar
18:34qué mano de obra Cuánta mano de obra si
18:36vas a subcontratar etcétera no y el
18:40cuánto yo creo que también estamos todos
18:41claros Qué sería bueno el presupuesto
18:43cuánto te cuesta hacer eso costos
18:45directos o sea materiales mano deobra e
18:48indirectos también
18:49no los ingenieros que cuánto te cuestan
18:52el hielo el agua etcétera estas dos
18:55señoritas cronograma y recurso si Usted
18:59no tiene un debido registro histórico de
19:01sus
19:03proyectos cómo tú vas a hacer un
19:05presupuesto Ah no bueno porque es que es
19:08que por ejemplo aquí en el país eh
19:11siempre se ha estilado que las paredes
19:13cuestan $ el metro cuadrado o sea y
19:16siempre es más o menos eso 20 23
19:18Entonces eso no eso está muy mal porque
19:20tú tienes que tener ese numerito tuyo Ah
19:25A menos que tú estés empezando a
19:27construir estás empezando tu contratista
19:30bueno no tienes datos pero la gran
19:32mayoría no es así han construido
19:34muchísimas cosas pero no registran no
19:37llevan un registro de sus proyectos
19:39terminó proyecto chavo se engaveto eso
19:41Listo ya eso quedó olvidado No eso es
19:44oro ese ese histórico de de Cuánto
19:47Cuánto tardó Mira yo tenía una
19:50persona por ejemplo para hacer Esa pared
19:52que eran 1000 m cuad yo tenía cinco
19:55trabajadores y un ayudante por poner un
19:57ejemplo y me tardé 4 días Ah de
19:59rendimiento tanto tanto tanto y gasté
20:02tanto en cemento tanto en bloques tanto
20:04en no sé qué Y tanto en no sé qué Ah o
20:06sea que por metro cuadrado yo me gasto
20:07tanto tanto tanto todo eso es oro para
20:10cualquier proyecto oro pero no se hace
20:13no se estila normalmente hay algunas que
20:16sí Y si hay algunas que lo hacen cuando
20:19van a sacar el presupuesto no lo hacen
20:21no no Ah bueno Sí yo sé que í está pero
20:24ay normalmente es 23 o $ en metro
20:27cuadrado qué tanto después vienen los
20:29problemas luego viene la construcción y
20:31fíjense que es el mismo asunto el que el
20:34cuando el Cómo y el Cuánto son Tienes
20:36que responder las mismas preguntas qué
20:38vas a construir ve el alcance de la hora
20:41Cuándo lo vas a construir ve el
20:42cronograma cómo lo vas a construir los
20:45planos y cuánto no porque Ah bueno me
20:49dijeron que construyera es eh No sé esos
20:52baños y vas y agarras y compras los
20:55inodoros más caros de esos de oro
20:57enchapado en oro oro y que se ponen
20:59calenticos escúchale ya va O sea estás
21:02cumpliendo con este este y este pero no
21:04estás cumpliendo con este verdad Ajá Esa
21:07es la la construcción algo muy
21:09importante en la construcción es el tema
21:11de los cambios que es un tema que
21:14normalmente también pasa por debajo de
21:17la mesa y le trajo un ejemplo sencillo
21:19con eso qué pasa poniendo un ejemplo muy
21:21básico ese proyecto eran 10 columnas
21:25eran 10 columnas de fundación
21:28y esas 10 columnas en los planos
21:31originales costaban $200 cada una estoy
21:35poniendo una cosa Tú sabes muy
21:36hipotética Ah bueno 10 10 columnas por
21:3920000 o sea las 10 columnas me costaban
21:42$2,000 muy bien pero resulta y acontece
21:46que se hizo una optimización del diseño
21:49y las columnas Ahora son más flaquitas o
21:52sea precisamente porque se optimizó el
21:53diseño se logró poner más más flaquitas
21:56las columnas Ajá en Entonces como se
21:59optimizó ahora las columnas pues pasaban
22:03de costar 200 a pasar solo a costar 150
22:07Claro porque estaban más chiquitas no O
22:09sea Ese es el objetivo de la
22:10optimización Pero qué pasa Ay no se
22:13registró el cambio o sea sí se registró
22:17los planos s ahí están ahí están los
22:19planos y dice orden de cambio sí pero
22:21dónde está ese registro en tu control de
22:24costo no Mira así están si es que tienen
22:28esa columna ahí no porque normalmente ni
22:31la tien Entonces no sí el cambio está
22:33registrado sí Ah ahí están los planos
22:34para el que lo quiera ver No hermano eso
22:36no sirve así porque entonces qué va a
22:39pasar como tú estás viendo es esto tú tú
22:42tú vas Y dices Ah Bueno mira listo
22:45empezamos la construcción van siete de
22:4710as Van siete Ah bueno si por 200 Ah
22:51bueno en teoría debía haber gastado
22:5410000 no O sea en teoría Ah y si y te
22:58dice ey gastaste 1300 Ah no chico yo yo
23:02estoy es bien o sea más bien gasté menos
23:05bien está bien mal porque usted no debió
23:09haber gastado 10000 usted debió haber
23:12gastado 150 porque resulta que cada
23:15columna Cuesta 150 no 200 como costaba
23:18antes Ah Caramba Y si tú gastaste 1300
23:22Ah bueno estás bien bien mal andas
23:25desgastando Estás en sobrecosto eso es
23:28lo importante de la de las de del debido
23:31registro de las órdenes de cambio Med
23:33edición ya planificaste ya construiste
23:37ahora vamos a medir no el que el cuándo
23:40el Cómo y el cuánto el qué y el cuándo
23:43eso lo hacen Eh lo utilizas normalmente
23:45programas como Microsoft project que son
23:48muy buenos también está Primavera eh que
23:50a mí no me gusta mucho porque es tan
23:52robusto que tiene demasiadas cositas
23:53pero está hasta Power project etcétera
23:57no que yo siempre digo digo la gente me
23:58dice Ay pero tú que que amas el Excel
24:02por qué tú no haces el diagrama de gant
24:04en Excel yo lo puedo hacer pero es como
24:07inventar agua tibia no O sea si ya está
24:10inventada la rueda No trates de
24:12reinventar la tú en el Excel si no es
24:14necesario porque el project es un
24:15programa muy o sea es económico no es
24:17caro entonces Oye Sácale provecho a los
24:20programas que ya tienes y compleméntalo
24:24con el Excel porque el project no hace
24:26todo y el Excel si puede complementar
24:27esas cosas itas V Okay entonces como les
24:31comentaba Ahí están los cronogramas no
24:33de cada uno ahora
24:35bien el Cómo el cuánto bueno el Cómo y
24:39el cuánto Pues sería el tema de la de la
24:42medición o sea cómo estamos en el
24:44departamento de contabilidad él es el
24:46que nos reporta cuánto gastamos la
24:48gestión de vida de los subcontratistas
24:50que ahorita les voy a mostrar un ejemplo
24:51eh gestión de recursos humanos y gestión
24:56de inventario también muy importante
24:58para esto para esto y para esto
25:01normalmente hay programa no hay Y si los
25:04que hay por lo menos lo que yo he visto
25:06no son muy chéveres Okay eso en cuanto a
25:09medición ahora en cuanto a evaluación O
25:13sea ya medimos ahora vamos a evaluar
25:15Cómo nos fue miren control de obra son
25:19dos preguntas son dos preguntas que hay
25:21que hacerse Cómo estamos en tiempo y
25:24cómo estamos en dentro del o sea cómo
25:27estamos en costo tiempo y costo estamos
25:29bien en tiempo bien estamos raspados en
25:31costo Entonces vas mal o sea tienes que
25:33ir bien en los dos no
25:36Ajá ahora bien eso eso ese tema de la
25:40evaluación entre otras cosas se resume
25:43en una curva es lo que llaman una curva
25:45s del proyecto que eso se hace en Excel
25:48que se puede hacer en project Sí hay
25:50quienes lo hacen en project y yo sé que
25:52project también arroja algo parecido
25:54pero hasta los momentos yo no soy muy
25:57fan ática de usar project para sacar la
26:00curva es o sea porque qué pasa con esos
26:03programas que a veces cuando quieres
26:05modificar unas ciertas cositas de más no
26:08Bueno pues Sería bueno también agregarle
26:11estos 50,000 que todavía no se han
26:12puesto por X y Y entonces ya el project
26:15se pone un poquito más estático V
26:17entonces bueno eso en cuanto al plan de
26:20proyecto así Tú sabes muy a grandes
26:23rasgos verdad Ahora vamos a ver entonces
26:27el tema de Cómo puedo llevar yo todo
26:30este poco de cosas en Excel vamos a ver
26:33vamos a ver un ejemplo eh este se los
26:36comento ahorita que ya más o menos se lo
26:37mostré pero fíjense la gestión
26:40del el tema de gestión de subcontrato
26:43aquí tenemos una
26:46tablita un poquito
26:48chiquitica qué pasa con con la gente con
26:50el tema del Excel de no pero es que
26:53Excel para controlar Y eso no no no no
26:56porque es que el Excel se puede estar
26:58cambiando las cosas y y y cualquiera
27:00puede andar cambiando la la las las la
27:05sí las cantidades etcétera no Entonces
27:08vamos a ver si yo por ejemplo vamos a
27:11ver si es verdad no de que de que es
27:12corrompi Pues yo puedo venir y poner
27:14algo que no es Se supone que las cuentas
27:17de la 22 hacia atrás ya están cobradas
27:21Ya están registradas no debería pasar
27:24más nada No Qué pasa si yo pongo aquí un
27:26Ay mira no me deja no no me deja Ah
27:30Bueno pero debe ser que a lo mejor era
27:32esa a lo mejor y aquí si quiero tratar
27:33de cambiar algo de una cuenta que ya
27:35pasó no te deja Ajá y y Qué pasa si por
27:40ejemplo aquí que todavía no se ha
27:43cobrado esto eh yo le pongo aquí 0.5 por
27:47ejemplo 0.5 porque es un uno no la
27:49cantidad que es montaje vamos a ver
27:520.5 ella Okay perfecto no no no hay
27:55problema pero y Qué pasa si yo
27:58pongo no uno porque uno es el máximo
28:021.1 tú sabes Se me fue ahí el dedo o yo
28:05pensaba o yo hice 1.1 y no me acordaba
28:08que el contrato era hasta uno
28:10ah no no no no que mire ya va Aquí le
28:15está pasando cuatro posibilidades o
28:17usted no está poniendo un número para
28:19empezar está poniendo una letra o qué sé
28:21yo o usted está poniendo un número en
28:23una actividad que resumen donde no
28:25debería haber cantidades o o ojo o te
28:28estás pasando del 100% del contrato y
28:31eso es lo que está pasando ves entonces
28:33el que me venga a decir a mí que no que
28:35le yo no lo uso porque es corrompi y
28:37cualquier persona puede venir y tocar y
28:39con modificar No para nada correcto Eric
28:43Así mismo es validación de datos
28:45validación de datos lo que pasa es que
28:47que sacarle provecho al Excel como dice
28:50John a las herramientas ya nativas que
28:52tiene el Excel Y esto no es Macro ojo ya
28:55yo sé que ya por ahí están viendo los
28:57ojitos pero ya Qué es sí esto es Macro
29:00Pero estos macros nada más Estos son
29:03unos macros s sencillitos que yo usé
29:06para que la persona porque este este
29:08archivo estaba tan bloqueado que bueno
29:11ni que quisieran iban a poder dañar las
29:13fórmulas yo le coloqué unos macros
29:16sencillos que era copiar estas columnas
29:18y pegarlas acá y ponerle 24 eso era todo
29:21eso no sea más nada ese Macro pero
29:23fíjense que cuando yo le daba agregar
29:25cuenta e esta acción va a bloquear las
29:29cantidades de la última cuenta bueno en
29:32este caso va a ser esta no porque van a
29:34agregar una nueva Está seguro que deseas
29:37continuar Entonces cuando yo le daba que
29:39sí ella bloqueaba completamente los
29:42valores como de efecto están esta están
29:45completamente bloqueadas lo ven ahí
29:49tumbamos ese paradigma de que no de que
29:52el Excel se puede modificar que por eso
29:54yo no lo uso Bueno ahí comprobaron que
29:57no es así
29:58para hacerles un resumen aquí rápido
30:01eh el tema con los proyectos se puede
30:04poner bastante complicadito por el tema
30:07entre otras cosas de las órdenes de
30:09cambio y los anticipos y las retenciones
30:12para los que trabajan con proyectos
30:14saben que eso es un dolor de cabeza
30:15verdad Porque qué pasa con los anticipos
30:18que tú tienes el anticipo que tú le das
30:20para empezar el proyecto tú se lo tienes
30:23que ir descontando en cada cuenta pero
30:26entonces qué hace el 5% de las personas
30:29en los proyectos Ah bueno yo te di
30:31100,000 Ay Bueno te voy descontando ahí
30:3410,000 10,000 ahí más o menos en cada
30:36cuenta o bueno 100,000 era 10% el
30:39anticipo respecto al proyecto Ah bueno
30:41yo te voy descontando el 10 en cada uno
30:44Sí pero y Qué pasa cuando el anticipo se
30:47da en ciertas
30:49actividades Qué pasa cuando el anticipo
30:51se da en ciertas actividades o sea yo te
30:54voy a dar para esta porque las ventanas
30:56son traídas de de Egipto y son carísimas
31:00entonces Bueno está bien yo yo para esta
31:02actividad te voy a dar un avance del 50%
31:05de lo que cuesta eso entonces Y esa
31:08porque para las otras actividades tú no
31:10tienes anticipo porque lo tuyo es mano
31:11deobra y mano deobra en teoría no
31:13debería necesitar anticipo no cosas así
31:15ahí se empieza a complicar el asunto
31:18porque entonces el anticipo tú no puedes
31:20venir decir Ay simplemente lo que lo que
31:23fue el anticipo en el proyecto no porque
31:24el anticipo fue para una sola actividad
31:27y la persona persona te va a venir y te
31:28va a reclamar pero ya va porque me vas a
31:30descontar si yo ni siquiera he empezado
31:31la la actividad para la cual fue el
31:34anticipo cosas así no cosas así pero
31:37entonces en el Excel Miren qué belleza
31:40eso todo yo no hacía nada nada miren
31:42como estos son número números Ajá pero
31:46entonces clo es Ajá gran broma números
31:48ya va números en las que ya pasaron pero
31:52miren en la ahorita en la actual eso es
31:56fórmula pareja fórmula pareja esta por
31:59qué tiene número y esta porque tiene
32:01número y así porque se supone que ya
32:04están bloqueadas ya están bloqueadas no
32:06tienen que moverse no tienen por qué
32:08estar tocándose Entonces eso muchachos
32:11yo Bueno me desentendida completamente
32:13del tema de de los subcontratos porque
32:15yo sabía que eso eso funcionaba bien y
32:17la y el contratista era el que llenaba
32:19las cantidades Y si él se equivocaba no
32:21se iba a poder equivocar porque no iba a
32:23poder porque no lo iba a dejar
32:25equivocarse lo ven entre otras cosas
32:28estás acá Bueno había también registro
32:29de descuento si tú Por ejemplo ese ese
32:32contratista tú le ibas dando el material
32:35Hay contratos Así que ellos ponen la
32:37mano de obra y tú le pones el material
32:39pero como estaba metido dentro del
32:41contrato tú se lo tienes que descontar
32:44Entonces eso es un asuntico porque
32:46tienes que ir descontando cada factura
32:48que va dirigida a esa persona y se la
32:51tienes que descontar a cada cuenta y a
32:54veces es muy grande Esa esa factura Y
32:57tienes que dividís en varias cuentas
32:59entonces si usted no utiliza Excel
33:01díganme qué pueden utilizar para que
33:04lleguen a un nivel de control Así dígame
33:06usted Yo no conozco un programa todavía
33:09había uno que se llamaba opus hace dos 3
33:13años pero no llegaba a este nivel de
33:15detalle que uno puede llegar con el
33:17Excel no llegaban a ese nivel de detalle
33:20y lo más chévere es esto muchachos listo
33:24vamos a presentar nuestra cuenta al
33:27cliente por ejemplo no cuenta dos
33:30entonces claro normalmente para los que
33:32trabajan en proyectos saben que tú
33:33tienes un resumen así acumulado anterior
33:36la cuenta actual lo que hiciste
33:38actualmente y el acumulado total y el
33:40saldo miren que chaver yo pongo aquí
33:42cuenta Ah bueno Voy a imprimir ahora la
33:44tres O sea ya ya hice la tres y yaá
33:46viene y cambia absolutamente todos los
33:49números Ah listo ahora vamos ya
33:51terminamos la tres vamos Listo Ya está
33:53comprobada ya está aprobada la cuatro
33:55vamos a imprimirla y va cambiando todo
33:57que todo está lleno de Fórmula cosa muy
34:01diferente muy diferente lo típico es una
34:04hoja para la cuenta uno una hoja para la
34:05cuenta 2s cuenta 3 cuent cu cu5 entonces
34:07son 23 cuentas
34:0923 muy bien Y por último muchachos Bueno
34:13aquí están un temita del flujo de caja
34:15no voy a entrar ahorita en detalles por
34:17el tiempo también pueden llevar el flujo
34:19de caja de sus proyectos también pueden
34:21llevar el a value management lo del pmb
34:25puedas saber cómo están en planificación
34:28ejecutado y en costo y bueno este
34:31señorito que que a mí me encanta porque
34:33tú vas cambiando aquí la el el sí la
34:37fecha y tú vas puedes ir viendo El
34:39Avance Real del proyecto Mira V puedes
34:43ir viendo realmente cuánto va o sea
34:45viéndolo viéndolo porque no no es lo
34:47mismo tú ponerle poner una tabla con con
34:50los porcentajes Ah bueno en estructura
34:52va 100 en paredes vamos 80 y en no sé en
34:58bloes van 90 sí no es que esté mal pero
35:00Oye dime tú si esto no está espectacular
35:03Con la humildad del caso no con la
35:05humildad ojo yo sé que hay programas y
35:09muy buenos que son las herramientas bim
35:11building information modeling revit
35:13etcétera que hacen esto pero bueno Mira
35:17yo lo hice en Excel y no me tardó mucho
35:19y Y por supuesto esos programas son más
35:21costosos y hay una cur de aprendizaje
35:22también así que bueno muchachos este
35:28ya aquí acabé Les comento Cómo
35:32mantenerse conectados conmigo muchachos
35:36eh tenemos tengo mi mi canal de YouTube
35:39muchachos trato trato una vez a la
35:41semana de poder colocar video estaré O
35:44sea quiero poner por lo menos dos a la
35:46semana estoy tratando bastante trabajo
35:49esto eh con los que en sus preguntas ahí
35:52muchachos Lo que ustedes quieran el
35:54Instagram Smart Pro Academy el YouTube
35:57también y los invito a que puedan
35:59también pasar por mi academia de Excel
36:00Ah si quieren si dicen ya es momento de
36:04ponernos las pilas y ponernos finas
36:06finos con el Excel espero que hayas
36:08disfrutado tanto como yo esa ponencia y
36:11pues nada espero verte en otro video
36:13para ello recuerda suscribirte y darle a
36:15la campanita para que te pueda notificar
36:17cuando lo suba Así que un abrazo nos
36:19vemos muchachos
36:20[Música]
36:26chao i
36:30[Música]

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