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如何用 Excel 打造一個簡易會計系統 + 三大財務報表 (上) — Transcript

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0:03嗨，大家好
0:04今天我們來聊聊
0:05如何用 Excel 建立一個簡單的會計系統
0:09我們將會談到如何將交易登錄到日記簿
0:12並且進行試算
0:14然後再利用這些資料編製出損益表
0:17「資產負債表」和「現金流量表」
0:19也就是一般我們常聽到的三大財務報表
0:22那用會計方式記帳的第一個步驟
0:25是把所有可能會用到的帳戶名稱先列出來
0:29就好像一般個人在記帳的時候
0:31可能會有食衣住行等不同的分類
0:34那替公司做會計記帳當然也不例外
0:37而這些帳戶
0:39或是所謂的「會計科目」又分成五種類型
0:42第一是「收入」
0:43第二是「支出」
0:45這兩個類別對大家來說應該都不陌生
0:48而剩下的三個類別
0:50則是會計原則中最常聽到的「資產」
0:52「負債」和「股東權益」
0:55如果你是第一次接觸到這三個名詞
0:58你可以把它想成
0:59假設今天我們要買間房子
1:01通常我們會準備一筆頭期款
1:03並且向銀行貸款
1:05那頭期款跟銀行貸款是資金的「來源」
1:09而房屋這個資產則是資金的「去向」
1:12一來一去之間由於金額是相等的
1:14所以就有了會計原則中最著名的公式
1:18也就是「資產」
1:19等於「負債」加上「股東權益」
1:21好，所以我們在列會計科目的時候
1:24可以依照資產、負債、股東權益
1:26收入和支出的順序
1:28把它們列成一張表格
1:30那標題的部分
1:32我們可以把它們加粗
1:34設為置中對齊
1:36然後再把「類別」和「科目」
1:38兩個欄標題加個簡單的底色
1:40「會計科目」四個字則可放到表格的正中央
1:44那公司資產的部分
1:46除了現金和銀行存款之外
1:48還有所謂的「應收帳款」
1:50也就是客戶買東西時還沒有付清的款項
1:54另外還有公司的商品存貨
1:56以及用來生產商品的機器設備
1:59由於設備在使用期間會逐漸耗損
2:02經年下來設備的價值會愈來愈低
2:05所以我們還要估算出累積的折舊值
2:07把它扣掉後才能算出設備真正的價值
2:11OK，第二個類別是「負債」
2:14除了大家熟悉的銀行貸款之外
2:16另外還有「應付帳款」
2:18也就是我們向供應商購買原物料
2:20或服務時還沒有付清的款項
2:23再下來「股東權益」這個類別
2:26則包含了業主在開業時所投注的資金
2:29或是老闆如果從公司提領現金
2:32會被歸類在「業主往來」這個科目
2:35那最後兩個類別
2:36分別是公司在營業時所產生的收入和支出
2:40支出部分除了進貨成本之外
2:43常見的科目還包含了員工薪資
2:46水電費
2:47廣告支出
2:48每一期的設備折舊費用
2:50以及要支付給銀行的利息等
2:53當然，會計科目的類型遠遠不止這些
2:56有需要的話
2:57你可以在網路上用關鍵字進行搜尋
3:00就能找到更多的參考資料囉
3:03好，為了方便之後我們設定 Excel 的公式
3:06我們可以把這些整理好的科目
3:08依其性質轉成所謂的「名稱範圍」
3:11譬如這裡我把這些科目命名為「資產」
3:15然後把下兩個科目框選起來
3:17用同一個對話框命名為「負債」
3:20接著再重複相同的步驟
3:22把「股東權益」
3:24「收入」、「支出」這幾個類別
3:26分別建立各自的名稱範圍
3:29之後做財務報表時
3:31就可以省去一些複製、貼上的操作
3:34設置好的名稱
3:35會統整於「名稱管理員」這個對話框
3:38有需要的話
3:39我們可以隨時來這邊
3:40修改名稱所涵蓋的範圍
3:43那建立好會計科目之後
3:45接著我們可以準備把公司的每筆交易
3:48依據時間順序記錄到所謂的「日記簿」
3:51會計記帳跟一般個人記帳最大的差別
3:55就是會計記帳一定會同時涉及兩個帳戶
3:58一個叫做「借方」(Debit)
4:00它會列在表格的左側
4:02一個叫做「貸方」(Credit)
4:04會列在右側
4:06這裡的「借」、「貸」兩個字
4:08並不是它字面上的意義
4:10而比較類似「進」和「出」的概念
4:12舉例來說
4:13假設小明在 1 月 1 號
4:15投資現金十萬元到自己的公司
4:18那公司的現金帳戶因為有了「進」帳
4:21所以就放在左邊
4:23而「出」的一方是小明自己的資金
4:25所以依照會計科目
4:27我們就填入「業主資本」
4:30那假設隔天
4:31公司花了五萬元進貨
4:33這五萬元由於是從公司的銀行存款所「出」
4:36所以就列在右側
4:38而另一邊公司的存貨有「進」
4:41所以就寫在左側
4:43好，那在繼續登錄其它的交易之前
4:46這裡我把已填好的資料
4:47先轉換成所謂的「表格」
4:50如此之後在記錄新資料時
4:52Excel 的公式也能自動更新計算的範圍
4:56那表格預設會套用一組藍色的配色
4:58如果你覺得這個設計有點花俏
5:01你可以建立一個新的表格樣式
5:04譬如這裡我參考左邊的會計科目
5:06將標題文字設成粗體
5:09底部填色套用簡單的淺灰
5:12按下「確定」
5:13再把它設成表格的預設樣式
5:16如此當我們從功能區套用此樣式時
5:19日記簿的設計風格就會變得會計科目一樣囉
5:24OK，至於表格中的資料格式
5:26我們也可以做點簡單的修改
5:28譬如你可以打開儲存格格式的對話框
5:31切換到「日期」類別
5:33來變更日期顯示的方式
5:36另外就是金額的部分
5:38我們可以替這些數字
5:39加上貨幣和千分位的符號
5:42小數位數我設為 0
5:44負數則是以黑色括號來顯示
5:47最後我再把這些金額靠右對齊
5:50加上一點縮排
5:52然後把旁邊的說明欄也一併加寬
5:55那剛才我們在輸入會計科目時
5:58是採用手動的輸入
5:59如果想要提昇輸入效率
6:02你不妨可利用「資料驗證」的功能
6:04將科目欄變成一個下拉選單
6:07選單內容的來源則是旁邊的科目表格
6:11如此當我們在登記會計科目時
6:13就可以從選單中挑選適合的選項囉
6:17好，那我們繼續來把其它的交易資料
6:19登錄到日記簿
6:21譬如 1 月 4 號時
6:22公司跟銀行借貸 $120,000 元
6:25由於資金是「入」公司的銀行帳戶
6:28所以就寫在左邊
6:30而右邊的貸方
6:31我們可從會計科目中挑選一個最符合的選項
6:35並且填上相同的金額
6:37接著再按下 Tab 鍵
6:39將輸入格移到下一個空白列
6:42通常在初學會計的時候
6:44許多人會對於科目
6:45要放在借方或貸方感到困擾
6:48那一個簡單的判斷方法
6:50就是去想這筆交易
6:51會導致公司的資金流入還是流出
6:55如果流入就放在左
6:56流出就放在右
6:58那填好金額後
6:59再到另一方依據交易性質挑選適合的會計科目
7:03並且填上相同的金額就 OK 了
7:06如果交易在進行時
7:08我方有餘款尚未繳清
7:10那麼我們就要把餘款
7:12另外登記在「應付帳款」這個科目
7:15相對地，如果是客戶賖購商品
7:18那借方這邊就不是一般的銀行存款
7:21而是「應收帳款」
7:23貸方那邊則要記錄為「銷貨收入」
7:26由於商品售出
7:27公司存貨就會跟著減少
7:30所以我們要在「出」的這一邊
7:31登記「商品存貨」
7:33金額則是商品的成本價值
7:36那會計記帳一定是一進一出
7:38借貸兩方要維持平衡
7:41所以借方這邊我們就記錄為「銷貨成本」
7:44再填上同樣的金額
7:46此外如果某天老闆
7:48從公司提領部分現金作為己用
7:51那這個科目只要登記為「業主往來」就 OK 囉
7:55好，那我們就重複這個流程
7:56繼續登錄其它的交易
7:59有些科目會比較容易判斷
8:00公司資產是「進」還是「出」
8:03譬如現金、銀行存款、商品存貨等
8:06所以我們可以優先處理這些帳戶
8:09確定它們是「借方」還是「貸方」之後
8:11再把對應科目放到另一邊就 OK 了
8:15那比較需要注意的
8:16是公司設備的折舊
8:18假設機器當初是以 24,000 元購得
8:21並且分成十年來折舊
8:24那一個月過後它的實際價值
8:26就是 24,000 除以 10
8:28再除以 12 個月份
8:30記錄在貸方的欄位
8:32而借方科目只要登記成「折舊費用」就 OK 囉
8:37好，當所有交易都登錄到日記簿之後
8:39下一步我們必須做個檢查
8:42也就是建立一個試算表
8:44看看借方和貸方的餘額是否相等
8:47如果兩方沒有平衡
8:49就代表日記簿的內容中有出錯
8:51必須做進一步的驗算和檢查
8:54那這邊我把試算表同樣轉成一個表格
8:57並且把所有科目框選起來
9:00按下 Ctrl +C 複製
9:02再到試算表的左欄按下 Ctrl +V 貼上
9:06這邊我們要把每個科目的「借方」和「貸方」
9:09各自加總然後進行相減
9:11而這部分我們可以用 SUMIF 函數
9:13輕鬆地把它計算出來
9:16於是我把選取框放到「現金」欄
9:19公式的內容是
9:22New Caption
9:23只要 SUMIF 在借方欄位中
9:25找到指定的科目名稱
9:27我們就請它把對應的金額欄進行加總
9:31然後補上一個右括號
9:32就完成了「借方」這一邊的計算
9:35那接著我輸入一個減號
9:37準備用 SUMIF 繼續做「貸方」這一邊的加總
9:41同樣地
9:42這裡我們要先框選貸方科目的名稱
9:45判斷有哪些儲存格是「現金」
9:48找到後再把這些金額相加
9:50就可以求出「現金」帳戶的餘額
9:52然後我把設好的公式
9:54向下複製到表格底部
9:56全部科目的餘額就一目瞭然了
9:59那這些餘額
10:00由於帳戶性質的因素
10:02有的會呈現正值
10:04有的顯示為負值
10:06這裡我們要進一步依據正、負值
10:08把它們分成兩個不同的欄位
10:10以方便驗證借貸兩方是否有達成平衡
10:14所以這邊我們要寫個簡單的 IF 公式
10:17以借方來說只要數值大於 0
10:20也就是金額為正值
10:22我們就讓它顯示在借方的欄位
10:25如果為否就讓借方欄維持空白
10:29至於貸方這一邊
10:30我們同樣也輸入一個 IF 函數
10:33不過這裡條件要設為相反
10:35也就是金額小於 0 的時候才讓它顯示
10:38大於 0 的話就讓貸方維持空白
10:42於是原本的金額欄就成功地的分離出借、貸兩方
10:46不過負值金額放到貸方之後
10:48就不再需要再以負值顯示
10:51所以這裡我們稍微修改一下公式
10:53在金額前加上一個負號
10:56底下數字的括號就會全部消失囉
11:00OK，最後我們來把借、貸兩方作個加總
11:03那 Excel 的資料一旦轉成表格後
11:06本身就內建了合計的功能
11:09合計結果會顯示在表格的底部
11:12而這裡可用的公式類型很多
11:14我們可以直接選擇「加總」
11:16然後打開隔壁欄的下拉選單
11:19選擇同一個選項
11:21只要兩個欄位數值相等
11:23就代表借、貸兩方已平衡
11:25我們的帳本沒有任何的錯誤
11:27但如果數值不相等的話
11:29我們就得回到日記簿
11:31看看是否在帳戶名稱或金額數字上
11:33出了任何的差錯喔
11:36OK，那整理好的日記簿和試算表
11:38可直接拿來當成財務報表的資料來源
11:42而這部分我們就留在下一期再跟大家作介紹
11:46那今天的 Excel 教學
11:47我們就聊到這邊
11:48我們下回再見，拜拜

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